Widok kolumnowy projektów i klientów, wielojęzyczna baza wiedzy, automatyczne archiwizowanie maili i wiele innych czyli podsumowanie stycznia 2018 w Sugesterze

author Sylwia Cerecka , 2018-02-09

Nowy Rok to czas postanowień i zmian. Dlatego postanawiamy - zaskakiwać Was przynajmniej kilkoma nowymi funkcjami co miesiąc i obiecujemy - zmiany, ale tylko na lepsze:)

Zobaczcie co wydarzyło się u nas w ubiegłym miesiącu

 

1. Efektywnie zarządzaj swoimi klientami i projektami i sprawdź nasze nowe widoki kolumnowe

Zarówno w zakładce Klienci, jak i Projekty pojawiła się dodatkowa opcja wyświetlania - kolumny. Widok kolumnowy pokazuje dane w oparciu o statusy. Każda kolumna to inny status, czyli etap procesu jakim zarządzamy. Taki widok pozwala na łatwiejsze sortowanie informacji oraz szybką reorganizację za pomocą drag&drop.

Dla kogo?

Dla wszystkich, którzy przy pomocy przejrzystego systemu kart chcą zaplanować sobie przyszłe działania.

Nowy widok kolumnowy - szczególnie projektów - przyda się agencjom reklamowym, biurom projektowym czy graficznym, choć nie tylko. Dzięki łatwemu przeciąganiu i upuszczaniu kart pomiędzy statusami, wyświetlanym grafikom i najważniejszym informacjom wystarczy jeden rzut okiem na tablicę kolumn, by wiedzieć, co się dzieje z danym projektem i jaki kolejny krok należy wykonać. Dodatkowo statusom możecie nadawać kolory, co jeszcze bardziej sprzyja organizacji pracy.

Więcej w artykułach Widok kolumnowy klientów i Widok kolumnowy projektów.

2. Stwórz kompendium wiedzy o swoim produkcie w wielu językach. Użyj do tego naszej wielojęzycznej bazy wiedzy


Jak wiecie baza wiedzy to idealny sposób, by w jednym miejscu zebrać ważne informacje na temat Waszego produktu czy usługi i udostępnić je klientom lub pracownikom.
Wystarczy napisać kilka postów, pogrupować je w kategorię i już macie kompendium wiedzy, które zawsze warto mieć pod ręką. Tym bardziej, że teraz taką bazę wiedzy możecie tworzyć w wielu językach. Językiem źródłowym jest domyślnie język polski, na którego podstawie możecie tworzyć wpisy w pozostałych dostępnych językach. Każdy wpis posiada widoczny dla użytkownika link (w postaci flagi), który prowadzi do pozostałych wariantów językowych.

Dla kogo?

Wielojęzyczne bazy wiedzy polecamy wszystkim, którzy mają w swoich szeregach osoby obcojęzyczne oraz przedsiębiorcom, którzy zasięg swojej działalności rozszerzają na rynki zagraniczne.

Więcej w artykule Tworzenie wpisu do bazy wiedzy w różnych językach.

3. Kategorie, wyświetlanie statusu i zmiany na listach czyli nowości w Projektach

Dużo ostatnio dzieje się u nas w projektach. Jest to w większości Waszą zasługą, choć sami też dorzucamy swoje trzy grosze:) Oto jakie zmiany możecie zauważyć w module Projekty

Możliwość nadania kategorii projektom

Kategoryzacja projektów ma służyć ich grupowaniu na podstawie pewnych cech wspólnych. Kategorie pozwolą Wam pełniej zarządzać projektami, łatwiej sortować informacje, ale też przydadzą się w wyświetlaniu danych w Timelinie projektów.

Co to jest Timeline projektów?

Czas na krótka powtórkę z funkcji Timeline projektów :) To nasza propozycja na prosty sposób rezerwacji sal/pokoi w Sugesterze. Jeśli więc zarządzacie przestrzeniami do wynajęcia i chcielibyście móc zapisywać rezerwacje w naszym systemie, zajrzyjcie do szczegółowego opisu w artykule Timeline projektów.

Ponieważ wyżej opisany timeline działa na podstawie zapisanych w Sugesterze projektów, a czasem zdarza się, że nie wszystkie projekty chcielibyśmy wyświetlać w Timelinie, stąd potrzeba kategoryzacji takich projektów. Od teraz, dzięki kategoriom jesteście w stanie sami określić, który projekt chcecie widzieć na Timelinie.


Status widoczny w podglądzie projektu

Statusy w projektach pojawiły się już jakiś czas temu, ale do tej pory informacja o nich nie wyświetlała się w podglądzie projektu, tylko w Edycji. Dlatego przyszedł czas na zmianę:) Łatwiej Wam teraz będzie się zorientować na jakim etapie jesteście z projektem. Pamiętajcie, że statusom możecie przypisać też dowolny kolor - będzie jeszcze bardziej czytelnie!


Listy otwartych/zamkniętych projektów

Postanowiliśmy zmienić nieco założenie jeśli chodzi o wyświetlanie otwartych i zamkniętych projektów. Zdecydowanie wygodniej jest jeśli, wchodząc w zakładkę Projekty, widzicie listę tylko projektów bieżących, otwartych, na których należy się skupić. Te, które zostały zakończone lub nie doszły do skutku powinny zejść na dalszy plan, choć absolutnie nie powinny znikać z systemu. Dlatego jeśli w wyszukiwarce zaznaczycie opcję Zamknięte lub Wszystkie, zobaczycie potrzebną listę.

Więcej w artykułach Kategoria projektów, Zarządzanie statusami projektów, Projekty otwarte/zamknięte na liście projektów

 

4. Zmiany w Kontaktach

Mamy dla Was dwie ważne informacje jeśli chodzi o Kontakty - po pierwsze do każdego kontaktu można już dodać adres, po drugie - telefon dodatkowy, jaki możecie wpisać w oknie tworzenia kontaktu wyświetla się na karcie klienta.

Po co adresy w Kontaktach?

Nie zawsze wszystkie oddziały Waszego klienta stacjonują w jednym miejscu, często mogą się znajdować w różnych częściach miasta lub poza jego granicami. Dlatego, żeby uniknąć nadrabiania niepotrzebnych kilometrów przy wysyłce towaru lub spotkaniu z przedstawicielem danego działu, wpisujcie adresy do kontaktu, to znacznie ułatwia życie:)

 

5. Więcej danych zaciąganych z GUS

Na pewno jest Wam dobrze znana funkcja zaczytywania danych z rejestru GUS, która świetnie się sprawdza przy dodawaniu nowego klienta do systemu.
Wprowadziliśmy ostatnio niewielką modyfikację, która rozszerza pobieranie danych z GUSu o powiat i województwo.

Także możecie teraz spokojnie zaktualizować dane swoich klientów, klikając w edycji danego klienta Pobierz dane z GUS. System wyświetli dane podwójnie, co jest celowe, żeby umożliwić Wam ich weryfikację. Możecie też od razu pominąć ten krok i wymagać od systemu, by zawsze nadpisywał dane. Wystarczy do tego jeden checkbox Pobierając dane z GUS nadpisuj aktualne.

Więcej w artykule Automatyczne uzupełnianie danych firmy na podstawie NIP.

 

6. Komentarze wewnętrzne w mailach bogatsze o załączniki

Warto korzystać z komentarzy wewnętrznych w wątku komunikacji mailowej zawsze wtedy, gdy chcemy zostawić ważną notatkę dotyczącą klienta lub samego zgłoszenia. Dzięki temu każdy kto ma dostęp do takiego maila jest bogatszy o dodatkową wiedzę, która często może być na wagę złota:) A żeby rozszerzyć jeszcze tę wiedzę o screeny lub pliki, można posiłkować się załącznikami, które od teraz dodacie do komentarza.

Więcej w artykule Jak dodać komentarz wewnętrzny

 

7. Nie oznaczaj już ręcznie korespondencji jako "przeczytane/archiwizuj". Teraz system zrobi to automatycznie za Ciebie

Wiemy, że ta funkcja ucieszy niejednego z Was :) Koniec z ręcznym oznaczaniem chociażby systemowych maili, które zalewają Waszą skrzynkę.

Jak to działa?

Automatyczne archiwizowanie korespondencji działa na podstawie filtru. Żeby to zrobić wystarczy:

* Wejść w Ustawienia>Automatyzacja i dodać Filtr uniwersalny
* Określić warunki filtru, uzupełniając min. jedno z czterech pól (możecie posiłkować się artykułem Filtry)
* Zaznaczyć checkbox Oznacz jako rozwiązane/archiwizuj.

Gotowe! Jeśli tylko macie przepełnione skrzynki np systemowymi mailami potwierdzającymi nadanie/odbiór przesyłki czy dokonanie opłaty przez klienta za wygraną aukcję - jak najszybciej ustawcie ten filtr!

Więcej w artykule Oznacz jako przeczytane/automatyczne archiwizowanie maili

 

8. Rozszerzony import interesów

Jeśli potrzebujecie zmigrować dane z innego systemu CRM, w Sugesterze jest to niezwykle proste. Ostatnio rozszerzyliśmy import interesów. Dostępna dla adminów funkcja umożliwia zaczytanie wszystkich danych dotyczących sprzedaży - od nazwy, przez klienta, ID, datę sprzedaży, po ostatnio dodane pola własne i osobę odpowiedzialną. Działajcie!

Więcej w artykule Import bazy interesów do Sugestera

9. Na koniec kilka drobniejszych zmian, które usprawnią Twoją pracę w Klientach i Zadaniach

W tym miejscu chcemy Wam powiedzieć o kilku opcjach, które może nie zostały przez Was od razu zauważone, ale których wykorzystywanie zaoszczędzi dodatkowe kilka sekund:)

Automatyczne tagowanie klientów po wypełnieniu formularza

Udogodnienie polega na tym, że bez dodatkowego klikania możecie tagować swoich klientów, którzy wypełnią formularz na Waszej stronie. Wystarczy, że w konfiguracji formularzy ustawicie sposób mapowania na klienta i zaznaczycie, które pole w formularzu odpowiada tagowi na karcie klienta. Dzięki takiemu tagowaniu klientów, możecie np w swoim formularzu kontaktowym wybrać pole, którego wypełnienie będzie skutkowało oznaczeniem takiego klienta jako Potencjalny, a gdy macie stworzoną grupę z tagiem Potencjalny, prosta już droga, by wysłać do nich mailing z informacją chociażby o nadchodzących promocjach:)

Więcej w artykule Zaawansowana konfiguracja formularzy

Wyszukiwanie w klientach rozszerzone o opcję -bez tagu-

Prawda, że to przydatne? :) Do tej pory ciężko było dostać się do listy klientów nieoznaczonych żadnym tagiem. Na szczęście mam to już za sobą. Teraz jeśli chcecie znaleźć wszystkich klientów, którzy nie mają przypisanego tagu, wystarczy wybrać w wyszukiwarce w polu Tag pozycję -bez tagu-.

Opcja -bez działu-  na liście w inboxie

Z kolei ta funkcja pozwoli Wam w szybki sposób “odpiąć” maila czy wątek od jakiegoś działu. Wcześniej trzeba to było robić, wchodząc w treść maila, ale ponieważ staramy się maksymalnie ograniczyć liczbę kliknięć w Sugesterze, dlatego teraz można robić to z poziomu listy w inboxie. Wystarczy zaznaczyć mail, który chcemy odpiąć od działu, z belki nad listą kliknąć Dział i wybrać opcję -bez działu-.

Sumowanie czasu i nadawanie priorytetu przy łączeniu postów

Jeżeli zdarza Wam się łączyć dwa zadania lub maile, które mają różne priorytety i zarejestrowane czasy realizacji to teraz nie musicie się główkować co się wydarzy - czasy się zsumują oraz zostanie nadany najwyższy priorytet z łączonych postów.


To wszystko, co wprowadziliśmy w styczniu. Przyznacie, że całkiem tego sporo. Liczymy na to, że część z tych zmian wprowadzicie w życie:)

 




Masz pytania? Kliknij - oddzwonimy
do Ciebie w 30 sekund.