Sylwia Cerecka, 2023-03-15
Ponieważ poprawny import danych do systemu to rzecz święta, przygotowaliśmy dla Was zestawienie najważniejszych informacji dotyczących importów danych w Sugesterze. Tak na wszelki wypadek listę warto mieć zawsze gdzieś pod ręką.
Importowane do Sugestera pliki muszą być w formacie xls lub csv
W imporcie klientów, kontaktów do klientów, zadań oraz interesów plik nie powinien mieć więcej niż 5000 rekordów. Jeśli jest większy, podziel go na kilka mniejszych
W każdym imporcie jedną z najważniejszych rzeczy jest odpowiednie dopasowanie kolumn. Nad każdą kolumną pliku z importowanymi danymi znajduje się menu do wyboru pola, do którego ma trafić treść tej kolumny. Jeśli w danej kolumnie znajdują się adresy e-mail - z menu wybierz pozycję "E-mail", jeśli w kolumnie są numery NIP - wybierz "NIP" itp. Jeśli plik posiada nagłówek (pierwszy wiersz zawiera tytuły kolumn) to w lewym górnym rogu zaznacz opcję “Plik posiada nagłówek”. Zawsze jednak sprawdź czy system poprawnie przypisał nagłówki
Kolumny w pliku, których nie chcesz uwzględniać w imporcie oznacz jako "pomiń". Dane z tych kolumn nie będą importowane.
Jeśli co jakiś czas wgrywasz nową bazę kontaktów i korzystasz ze strategii duplikatów “Aktualizuj istniejący” lub “Ignoruj wpis” pamiętaj, że kontakty są przypisywane do klientów po wyszczególnionych poniżej danych w następującej kolejności:
ID, ID klienta, NIP, Nazwa klienta, PESEL, email, telefon
Podczas wgrywania nowej bazy system w pierwszej kolejności próbuje dopasować rekordy na podstawie zawartości kolumny ID, jeśli nie dopasuje rekordów po ID, szuka po ID klienta, następnie po numerze NIP itd.
Jeśli Twoi klienci, których chcesz zaimportować do Sugestera, posiadają więcej niż 1 adres mailowy, wykorzystaj import kontaktów do klientów, by wgrać je wszystkie do systemu.
Pamiętaj, że w imporcie interesów interesy łączą się z klientami tylko po nazwie klienta. Oznacza to, że jeśli w Twoim pliku do importu interesów nie ma kolumny “Nazwa klienta” to owszem dane się zaimportują, ale nie przypiszą do żadnego klienta
Jeśli masz włączoną integrację Sugestera z Fakturownią i importujesz interesy do CRMu to w Fakturowni nic się nie wydarzy. Dopiero kliknięcie w CRMie przycisku “Dodaj fv” spowoduje wystawienie dokumentu
W imporcie zadań jeśli importowane zadania mają zostać od razu przypisane do klientów istniejących już w CRMie, stwórz w importowanym pliku kolumnę z numerem NIP i wybierz dla niej nagłówek “Klient” podczas importu. Zanim jednak to zrobisz najpierw sprawdź czy wszyscy klienci w CRMie mają uzupełnione pole “NIP”
Aby zaimportować archiwum maili do Sugestera musisz je wyeksportować z dotychczasowego programu w formacie eml lub maildir.
Przed rozpoczęciem procesu importu upewnij się, że Twoje archiwum maili jest spakowane w pliki ZIP nie większe niż 200 mb.
W imporcie maili pamiętaj, żeby wybrać do jakiej skrzynki mailowej wiadomości mają zostać zaimportowane