Sytuacji w firmie, kiedy do klienta idzie błędny mail zdarzają się dziesiątki - nie ten odbiorca, brak załączników, złe dane. Powodów wysłania takiego maila może być wiele - zmęczenie, pośpiech lub po prostu przypadek. Niezależnie od tego, ile by ich nie było, mogą być przyczyną Twoich kłopotów.

Jak wybrnąć z takich sytuacji? I czy istnieją funkcję, które pozwolą zapobiec katastrofie? Na szczęście tak.

Istnieją systemy takie jak Sugester - prosty w obsłudze, polski system CRM i helpdesk, który oprócz standardowych funkcji dla programów pocztowych posiada również opcję anulowania wysyłki maila, z której możesz korzystać zawsze wtedy, kiedy tego potrzebujesz. Dzięk niej Twój mail może nigdy nie ujrzeć światła dziennego, o ile w porę zareagujesz.

Przetestuj już dziś Sugester za darmo

Na początek przyjrzyjmy się popularnym serwisom pocztowym jak u nich wygląda cofanie wysyłki maila.

Anulowanie wysyłki maila w Gmail

Jeśli masz pocztę na Gmailu - dobra wiadomość! Możesz włączyć funkcję anulowania wysyłki maila w ustawieniach. Jak to działa? Gmail opóźnia po prostu wysyłkę maila, dzięki czemu jeszcze chwilę po kliknięciu “wyślij” możesz go anulować. Masz na to max 30 sekund, jeśli tak właśnie zaznaczysz w ustawieniach na Gmailu.

Oto co Gmail pisze o tej funkcji:

Jeśli stwierdzisz, że decyzja o wysłaniu e-maila była pochopna, przez krótką chwilę po jego wysłaniu możesz jeszcze go anulować. Jak to zrobić:

1. W lewym dolnym rogu pojawi się komunikat „Wiadomość wysłana” i opcje „Cofnij” oraz „Wyświetl wiadomość”.
2. Kliknij Cofnij

Aby ustawić, w jakim czasie ma nastąpić anulowanie wysyłki:

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia -> Zobacz wszystkie ustawienia.
3. Obok polecenia „Cofnij wysyłanie” wybierz 5, 10, 20 lub 30 sekund.

Cofanie wysyłki maila w Outlook

W outlook.com, podobnie jak na Gmailu, można opóźnić wysyłkę wiadomości o 5 lub 10 sekund.

Jak pisze support Microsoft na swojej stronie, opcję cofania wysyłki można włączyć w następujący sposób:

1. U góry strony wybierz pozycję Ustawienia -> Wyświetl wszystkie ustawienia programu outlook
2. Wybierz Poczta -> Redagowanie i odpowiedź
3. W obszarze "Cofnij wysyłanie" wybierz jak długo Outlook.com będzie czekać na wysłanie wiadomości
4. Wybierz pozycję "Zapisz".

Po skonfigurowaniu funkcji cofania wysyłania w dolnej części listy wiadomości zostanie wyświetlony monit “Cofnij wysyłanie” przy każdym wysłaniu nowej wiadomości. Monit będzie dostępny przez czas ustawiony w oknie “Redagowanie i odpowiadanie”.

W programie Outlook dla systemu Windows istnieje jeszcze możliwość odwołania wiadomości, która polega na pobraniu wysłanej wiadomości ze skrzynek pocztowych adresatów. Jest jednak jeden istotny warunek - dotyczy to tylko wiadomości, które nie zostały otworzone przez odbiorcę. Dodatkowo funkcja odwoływania wiadomości jest dostępna tylko wtedy, gdy zarówno nadawca, jak i odbiorca wiadomości mają konto e-mailMicrosoft 365 lub konto e-mail programu Microsoft Exchange w tej samej organizacji. Nie można na przykład odwołać wiadomości wysłanej do lub z konta usługi Hotmail, Gmail lub live.com. 

Aby odwołać wiadomość w Outlook dla systemu Windows należy:

1. Na karcie “Wiadomość” wybrać pozycję Akcje > Odwołaj tę wiadomość.
2. Wejść w okienko folderów po lewej stronie okna programu Outlook i wybrać folder “Elementy wysłane”.
3. Otworzyć wiadomość, którą chcesz odwołać. Kliknij dwukrotnie, aby otworzyć wiadomość. Zaznaczenie wiadomości w celu wyświetlenia jej w okienku odczytu nie umożliwia jej odwołania.

Jak cofnąć wysyłanie maila w Onet lub w Interii?

Są serwisy, które nie posiadają opcji cofnięcia wysyłki maila. Jednym z nich jest Onet. Tam - jeśli pomylisz się i wyślesz błędną wiadomość - niestety będziesz musiał zmierzyć się z jej konsekwencjami.

W Interii - podobnie jak w Onet  - również nie ma możliwości cofnięcia wysyłki maila. Tak samo jak w Yahoo. U tych dostawców pocztowych możliwe jest jedynie usunięcie maila z folderu “Wysłane”, jednak to nie uchroni Cię przed dostarczeniem wysłanego maila do odbiorcy.

Jak uchronić się przed wysyłką niechcianych maili?

Niezależnie od tego, u jakiego dostawcy pocztowego masz skrzynkę, możesz mieć usługę cofania wysyłki maila. Wystarczy odpowiedni system do obsługi maili.

Sugester to - jak już wspomnieliśmy - polski system do zarządzania bazą klientów i obsługi zgłoszeń. Jednym z jego modułów jest moduł poczty. Oprócz standardowych funkcji dla programów pocztowych, Sugester - w każdym planie - posiada również opcję anulowania wysyłki maila, z której możesz korzystać zawsze wtedy, kiedy tego potrzebujesz.

Czy odbiorca rzeczywiście nie otrzyma wiadomości?

Sugester posiada opcję “Anuluj wysyłanie”. Dzięki niej system jest w stanie opóźnić wysyłkę maila na tyle, by nadawca zdążył w razie czego kliknąć przycisk “Anuluj”. Ważny jest jednak efekt czyli to, że finalnie odbiorca nie otrzyma wiadomości. Wysyłkę opóźniamy o 5 sekund i jest to naprawdę wystarczająco długo, by zareagować.

Jak aktywować funkcję “Anuluj wysyłanie” w Sugesterze?

Pamiętaj, że włączając tę funkcję na koncie, aktywujesz ją dla wszystkich skrzynek mailowych i wszystkich userów. Jeśli chcesz więc uszczęśliwić swoich pracowników i siebie, kliknij Ustawienia -> Konfiguracji poczty email.

W sekcji “Obsługa emaili i zgłoszeń”, na dole strony znajdziesz checkbox “Anuluj wysyłanie”. Zaznacz go i Zapisz zmiany. Gotowe!

Jak cofnąć wysyłkę maila w Sugesterze?

Nic prostszego. Za każdym razem od razu po tym jak klikniesz przycisk “Wyślij” w oknie wysyłki maila w Sugesterze, zobaczysz niewielki niebieski przycisk “Mail został wysłany Anuluj”.