Wysłałeś maila do złej osoby, bez załącznika albo z błędną kwotą? W Outlooku, Gmailu i Apple Mail da się to jeszcze odkręcić, ale tylko przez kilka do kilkudziesięciu sekund i tylko wtedy, gdy wcześniej włączyłeś odpowiednią opcję. W Onecie, Interii i WP cofnięcie wysyłki nie jest możliwe. Poniżej znajdziesz instrukcję dla każdego programu oraz podpowiedź, co zrobić, gdy mail już dotarł do odbiorcy.
Żaden program pocztowy nie potrafi zabrać wiadomości ze skrzynki odbiorcy, jeśli ta już tam trafiła. Funkcje w stylu Cofnij wysyłanie działają inaczej: po kliknięciu Wyślij wiadomość czeka w kolejce przez ustalony czas, a dopiero potem wychodzi na serwer. W tym oknie możesz ją zatrzymać. Wyjątkiem jest odwoływanie wiadomości w Outlooku, które działa tylko wewnątrz jednej firmy korzystającej z Microsoft 365 lub Exchange.
| Program | Czy da się cofnąć | Ile masz czasu |
|---|---|---|
| Outlook (Microsoft 365, Exchange) | Tak, odwołanie wiadomości wewnątrz organizacji | Dopóki odbiorca nie otworzy maila |
| Outlook.com, nowy Outlook | Tak, Cofnij wysyłanie | Kilka do kilkudziesięciu sekund, wg ustawienia |
| Gmail | Tak, Cofnij | 5, 10, 20 lub 30 sekund |
| Apple Mail (Mac, iPhone) | Tak, Cofnij wysyłanie | Domyślnie 10 sekund, do zmiany w ustawieniach |
| Onet, Interia, WP, Yahoo | Nie | - |
| Thunderbird | Nie wbudowane, tylko przez dodatek opóźniający wysyłkę | Wg ustawienia dodatku |
| Sugester | Tak, Cofnij wysyłkę | 10 sekund |
Outlook ma dwa różne mechanizmy i łatwo je pomylić. Odwoływanie wiadomości działa tylko w firmach, a Cofnij wysyłanie to zwykłe opóźnienie wysyłki.
Warunki: nadawca i odbiorca mają konta Microsoft 365 lub Exchange w tej samej organizacji, a odbiorca nie otworzył jeszcze wiadomości. Nie zadziała dla maili wysłanych na Gmail, Outlook.com, Hotmail ani do klientów spoza firmy.
Jeśli nie widzisz opcji odwołania, Twoje konto nie jest kontem Exchange i pozostaje Ci mail z przeprosinami.
To opóźnienie wysyłki, które działa z każdym odbiorcą, ale trzeba je najpierw włączyć.
Jeśli chcesz mieć kilka minut zapasu na każdym mailu, załóż regułę: Plik, Zarządzaj regułami i alertami, Nowa reguła, Zastosuj regułę do wysyłanych wiadomości, a jako akcję wybierz odroczenie dostarczenia o wybraną liczbę minut. Wiadomość czeka wtedy w Skrzynce nadawczej i możesz ją tam otworzyć, poprawić albo usunąć.
Domyślnie masz 5 sekund. Żeby wydłużyć ten czas: Ustawienia, Zobacz wszystkie ustawienia, zakładka Ogólne, pozycja Cofnij wysyłanie. Do wyboru 5, 10, 20 lub 30 sekund. W aplikacji Gmail na telefonie przycisk Cofnij pokazuje się na dole ekranu zaraz po wysłaniu.
Nie da się. Poczta Onet, Interia, WP i Yahoo nie mają funkcji cofania ani opóźniania wysyłki. Usunięcie wiadomości z folderu Wysłane kasuje tylko Twoją kopię, odbiorca dalej ma maila. Jeśli korzystasz z tych skrzynek w firmie, masz dwa wyjścia: podpiąć je do programu pocztowego z opóźnieniem wysyłki (Outlook, Apple Mail, Thunderbird z dodatkiem) albo obsługiwać pocztę w systemie takim jak Sugester, który sam wstrzymuje wysyłkę.
Na Macu po kliknięciu Wyślij na dole paska bocznego pojawia się przycisk Cofnij wysyłanie. Masz na to domyślnie 10 sekund. Czas zmienisz w Mail, Ustawienia, Redagowanie, menu Opóźnienie cofnięcia wysyłania. Tam też możesz tę funkcję wyłączyć. Na iPhonie i iPadzie przycisk Cofnij wysyłanie wyświetla się na dole ekranu zaraz po wysłaniu, a opóźnienie ustawiasz w Ustawienia, Aplikacje, Mail.
Thunderbird nie ma wbudowanego cofania wysyłki. Możesz jednak zainstalować dodatek Send Later albo inny dodatek wprowadzający pauzę między kliknięciem Wyślij a faktyczną wysyłką. Mail czeka wtedy w folderze Skrzynka nadawcza i do upływu czasu możesz go usunąć lub poprawić.
W Sugesterze funkcja działa niezależnie od tego, u jakiego dostawcy masz skrzynkę, bo wiadomości wysyłasz z poziomu systemu. Po kliknięciu Wyślij przez 10 sekund widzisz przycisk Cofnij wysyłkę. Po jego kliknięciu mail nie wychodzi, a system przenosi Cię do okna edycji, gdzie poprawiasz treść i wysyłasz ponownie. Opcję włącza się raz na całe konto w konfiguracji poczty, działa dla wszystkich skrzynek i użytkowników. Szczegóły: cofanie wysyłki maila w Sugesterze.
Jeśli okno na cofnięcie minęło, nie czekaj, aż odbiorca sam zauważy błąd. Działaj według tej listy:
Dzień dobry, przed chwilą wysłałem Państwu wiadomość z błędnym załącznikiem, za co przepraszam. Właściwy plik znajduje się w tej wiadomości, poprzednią proszę zignorować. W razie pytań jestem do dyspozycji.
Nie. Żaden program nie usuwa wiadomości ze skrzynki odbiorcy po jej otwarciu. Jedyne wyjście to szybkie sprostowanie w tym samym wątku.
Odwoływanie wymaga konta Microsoft 365 lub Exchange. Na kontach POP, IMAP, Gmail czy Outlook.com ta opcja nie istnieje, zostaje Cofnij wysyłanie, czyli opóźnienie wysyłki.
Domyślnie 5 sekund. W ustawieniach ogólnych, przy pozycji Cofnij wysyłanie, możesz wybrać 5, 10, 20 lub 30 sekund.
Nie. Te skrzynki nie mają opóźnienia wysyłki ani odwoływania. Usunięcie maila z folderu Wysłane kasuje tylko Twoją kopię.
W systemie do obsługi poczty, takim jak Sugester, opcję włącza się raz na całe konto. Każdy użytkownik ma potem 10 sekund na kliknięcie Cofnij wysyłkę po każdym wysłanym mailu.
