a_pixel
wyszukiwanie w Sugesterze
Blog Zarządzaj klientami Aktualności

Zaawansowane wyszukiwanie: jak skutecznie zarządzać informacją w firmie

Sylwia Cerecka

Sylwia Cerecka, 2024-06-19

W codziennym funkcjonowaniu firmy równie ważne, co dostęp do informacji, jest zarządzanie nimi. Zazwyczaj problemem nie jest samo zebranie odpowiednich danych, ale szybkie ich znalezienie. Trudno podejmować racjonalne decyzje, jeśli nie do końca wiemy gdzie, a przede wszystkim jak szukać firmowych maili, zadań, ostatnich sprzedaży czy ważnych informacji o kliencie. 

I nawet jeśli masz system taki jak Sugester, gdzie wszystkie potrzebne dane masz w jednym miejscu, to nie wystarczy.

Dopiero umiejętne korzystanie z dostępnych funkcji zapewni Ci rzeczywiste ułatwienie w pracy. 

Jedną z super przydatnych funkcjonalności, która pozwoli zaoszczędzić sporo czasu jest wyszukiwanie zaawansowane w Sugesterze. Pozwala ono z łatwością dotrzeć do potrzebnych informacji w dosłownie kilka kliknięć.

Przyjrzyjmy się możliwościom przeszukiwania danych w Sugesterze. Dostępnych jest kilka opcji. Poniżej znajdziesz opis i kilka przydatnych tipów dla każdej z nich.

 

infograph-wyszukiwanie zaawansowane w Sugesterze

 

Wyszukiwanie zaawansowane maili i zadań

W pierwszej kolejności przyjrzyjmy się możliwościom przeszukiwania bazy maili i zadań. Panel zaawansowanego wyszukiwania wygląda tak:

 

wyszukiwanie zaawansowane w inboxie

 

Oprócz podstawowej funkcjonalności, czyli wyszukiwania wybranego słowa kluczowego, możesz ograniczyć lub rozszerzyć wyszukiwanie o szereg innych parametrów, które pozwalają z łatwością dotrzeć do potrzebnych informacji. Filtry dostępne w wyszukiwaniu możesz dowolnie łączyć, dzięki czemu Twoje wyszukiwanie będzie jeszcze bardziej dokładne.

A oto kilka konkretnych przykładów na to:

Jak znaleźć maile ze skrzynki innej niż moja

Jeśli Twoje uprawnienia w Sugesterze nie są ograniczone możesz z łatwością przeglądać maile innych użytkowników np w przypadku kiedy Twój kolega zachoruje i będziesz musiał przejąć jego sprawy. Żeby móc przepiąć maile do siebie, wystarczy że 

  • wejdziesz w wyszukiwanie zaawansowane w inboxie i w polu Skrzynka email wybierzesz adres Twojego kolegi
  • w polu Zamknięte/Otwarte wybierzesz tylko sprawy “otwarte”
  • na koniec kliknij Szukaj

System wyświetli wszystkie maile otwarte na skrzynce wybranego usera. 

 

wyszukiwanie maili z danej skrzynki

 

Żeby przepiąć wyszukane maile jednym kliknięciem do siebie, zaznacz checkbox w lewym górnym rogu nad listą i z górnej belki w polu Przydzielone do wybierz siebie.

 

Jak znaleźć wszystkie maile wybranego klienta

Zamiast przebijać się przez stertę maili na karcie klienta, możesz w inboxie wyszukać dokładnie tę wiadomość, której potrzebujesz. W wyszukiwaniu możesz zawęzić zakres czasu do danego miesiąca a nawet kilku ostatnich dni. Po prostu:

  • w polu Klient wybierz odpowiedniego klient
  • uzupełnij pola Dodane od-do, by zawęzić zakres czasu
  • jeśli zależy Ci tylko na sprawach aktualnych, zaznacz w polu Zamknięte/Otwarte opcję “otwarte”; jeśli to pole pozostawisz puste, system wyszuka Ci wszystkie maile przypisane do tego klienta w danym okresie

 

wyszukiwanie maili od klienta

 

To tylko dwa przykłady z wielu, które są możliwe. 

 

Wyszukiwanie zaawansowane do monitorowania zgłoszeń 

Wyszukiwania zaawansowanego w inboxie możesz też użyć do monitorowania zgłoszeń od klientów, jakie napływają np do działu obsługi. Śledzenie zgłoszeń w ten sposób zastąpi przeglądanie skomplikowanych raportów.

Za pomocą wyszukiwania zaawansowanego sprawdzisz między innymi:

  • Ile mail nowych wpłynęło danego dnia
  • Ile maili wysłał konkretny pracownik
  • Ile maili zostało zamkniętych w danym dniu, tygodniu itd

To samo sprawdzisz także dla zadań, wystarczy że w polu Typ wybierzesz Zadanie.

 

Wyszukiwanie zaawansowane we wpisach w bazie wiedzy

Jeśli korzystasz z firmowej bazy wiedzy, możesz w ten sam sposób co maile i zadania, wyszukać też dowolny wpis z bazy wiedzy w Twoim inboxie. Jedyne, o czym należy pamiętać w kryteriach wyszukiwania, to żeby w polu Typ była zaznaczona opcja “pomoc”, bo to jest właśnie wpis z bazy wiedzy. Resztę zasad korzystania z wyszukiwania już znasz.


Zobacz też: Firmowa baza wiedzy - konieczność czy zbędny szczegół

Wyszukiwanie zaawansowane klientów i interesów

Kolejnym miejscem, w którym możesz szczegółowo wyszukać konkretne dane jest baza klientów oraz lista interesów.

W jednym i drugim przypadku funkcjonalność działa w ten sam sposób, dlatego na potrzeby artykułu skupimy się tylko na wyszukiwaniu klientów

 

Wyszukiwanie za pomocą filtrów wyszukiwania

Sugester pozwala wyszukiwać dane w bazie klientów na dwa sposoby: za pomocą filtrów wyszukiwania i warunków.

Filtry znajdziesz na liście klientów po lewej stronie. Tak jak w przypadku wyszukiwania zaawansowanego w inboxie, tutaj również możesz dowolnie łączyć filtry i uzupełniać różne pola, by zawęzić lub rozszerzyć wyniki wyszukiwania.

Możesz np. wyszukać wszystkich klientów, którzy kupili u Ciebie usługę, do których ostatnio wysyłałeś mailing i którzy należą do działu “sprzedaż”.

 

wyszukiwanie klientów - filtry

 

Zwróć uwagę, że w tym wyszukiwaniu tylko w polu Tag możesz wybrać więcej niż 1 element. 

 

Wyszukiwanie za pomocą dodatkowych warunków

Drugi sposób na przeszukanie bazy klientów to wybranie kilku warunków, które mają spełniać docelowe rekordy. Wyszukiwanie to znajdziesz pod przyciskiem Szukaj na liście klientów.

 

wyszukiwanie zaawansowane-button

 

Weźmy poniższy przykład:

Wyszukiwanie klientów za pomocą warunków

Po kliknięciu Wyszukaj zobaczysz tylko klientów z województwa mazowieckiego, za których odpowiedzialny jest ktokolwiek oprócz Jana Kowalskiego, a których nazwa zawiera "z o. o.". Podobnych warunków możesz dodać dowolnie wiele. Możesz też dostosować jak "mocno" warunki mają być spełnione - masz do tego aż 55 wariantów dokładności łączenia rekordu z zapytaniem (żeby je zobaczyć, rozwiń opcję -więcej- w polu “zawiera”).

W tym miejscu możesz też przeszukiwać klientów z uwzględnieniem danych z pól własnych. Jeśli na przykład w polu własnym zapisujesz z jakiej branży jest Twój klient, to wpisując warunek

Branża = marketing 

Znajdziesz wszystkich swoich klientów z tej branży.

 

Wyszukiwanie interesów

Z podobną dokładnością możesz przeszukiwać listę interesów. Dokładnie tak jak w przypadku klientów tu też możesz wybrać czy chcesz skorzystać z dostępnych filtrów wyszukiwania, czy wpisać własne warunki. 

Za pomocą wyszukiwania zaawansowanego w interesach możesz na przykład znaleźć:

  • klientów, którym kończy się niedługo abonament
  • klientów, którzy kupili/nie kupili u ciebie produkt w ostatnim miesiącu
  • klientów, którzy zrezygnowali z twoich usług w ostatnim półroczu
  • klientów, u których powodem rezygnacji był “x” (o ile masz pole własne “powód rezygnacji” i je uzupełniasz)
  • klientów z umówionym kolejnym kontaktem sprzedażowym i wiele innych

Jeśli potrzebujesz więcej konkretnych przykładów wyszukiwania w interesach, zajrzyj do artykułu Interesy w Sugesterze - nasz sposób na zarządzanie twoim procesem sprzedaży. Tam znajdziesz konkretne przykłady z konkretnymi warunkami wyszukiwania.

 

Wyszukiwanie zaawansowane w Sugesterze to nieocenione narzędzie, by znaleźć dokładnie te informacje, których potrzebujesz, z dokładnością do najmniejszych szczegółów. Wystarczy dobrze sformułować warunki, możesz też łączyć filtry z dodatkowymi warunkami wyszukiwania. 

Pamiętaj też, że w przypadku wyszukiwania zaawansowanego klientów jesteś w stanie z wyników wyszukiwania stworzyć listę odbiorców do mailingu.

Jeśli jesteś zainteresowany wysyłką mailingu z Sugestera, przeczytasz więcej na ten temat w naszej bazie wiedzy.

 

Artykuł został zedytowany. Po raz pierwszy został opublikowany 18.03.2016 r.

Masz pytania? Kliknij - oddzwonimy
do Ciebie w 30 sekund.