Timesheet (karta pracy): co to jest, wzór i jak prowadzić ewidencję czasu pracy

Timesheet, po polsku karta pracy albo karta czasu pracy, to zestawienie, w którym pracownik zapisuje, ile godzin i na co poświęcił. W agencjach, biurach rachunkowych, firmach IT i kancelariach jest podstawą rozliczeń z klientami i kontroli budżetów. Jednocześnie bywa mylony z ewidencją czasu pracy, którą pracodawca prowadzi obowiązkowo z mocy Kodeksu pracy. W tym artykule porządkujemy oba pojęcia, pokazujemy wzór timesheetu i podpowiadamy, jak wdrożyć go tak, żeby zespół faktycznie go wypełniał.

Co to jest timesheet

Timesheet to dokument albo narzędzie, w którym zapisuje się przepracowany czas z podziałem na dni oraz klientów, projekty lub zadania. Może być kartką, arkuszem kalkulacyjnym albo modułem w systemie firmowym. Jego cel jest biznesowy: wiedzieć, ile czasu kosztuje dany projekt, ile godzin wystawić klientowi na fakturze i czy zespół nie jest przeciążony.

Typowy wpis w timesheecie ma cztery elementy: datę, klienta lub projekt, opis czynności i liczbę godzin. Firmy rozliczające się godzinowo dodają jeszcze stawkę i oznaczenie, czy czas jest fakturowalny.

Timesheet a ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to obowiązek pracodawcy wobec każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę. Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ją do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, a na żądanie pracownika musi ją udostępnić. Wyjątek z art. 149 § 2 dotyczy godzin pracy osób objętych zadaniowym czasem pracy, zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy oraz otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę w nocy.

Różnica w praktyce:

Jedno nie wyklucza drugiego. Jeśli timesheet zawiera godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny i nieobecności, może być źródłem danych do ewidencji. Jeśli zawiera tylko sumę godzin na projekt, ewidencji nie zastąpi.

Co musi zawierać ewidencja czasu pracy

Zakres ewidencji określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz. U. z 2026 r. poz. 474). Zgodnie z § 6 pkt 1 lit. a ewidencja zawiera informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu przygotowania zawodowego.

Obok ewidencji w dokumentacji trzymane są też wnioski pracownika dotyczące czasu pracy (na przykład o indywidualny rozkład czasu pracy) i zgody, na przykład rodzica dziecka do lat 4 na pracę w systemie z przedłużonym dobowym wymiarem. Dokumentację można prowadzić w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy).

Dla porządku: norma czasu pracy to 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy (art. 129 § 1 Kodeksu pracy). Ewidencja służy właśnie do sprawdzenia, czy te normy są zachowane i ile należy się za nadgodziny.

Timesheet przy umowie zlecenia

Przy umowach zlecenia i o świadczenie usług ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wymaga, żeby strony określiły w umowie sposób potwierdzania liczby godzin (art. 8b ust. 1). Jeśli umowa tego nie reguluje, zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej przed terminem wypłaty (art. 8b ust. 2). Timesheet jest naturalnym sposobem realizacji tego obowiązku: zleceniobiorca wypełnia kartę, zleceniodawca ją akceptuje i na tej podstawie wypłaca wynagrodzenie.

Wzór timesheetu

Prosty tygodniowy timesheet dla osoby rozliczającej czas na projekty może wyglądać tak:

Kolumny Od i Do są ważne, jeśli timesheet ma zasilać ewidencję czasu pracy. Jeśli służy tylko do rozliczeń z klientami, wystarczy liczba godzin. Dobrą praktyką jest też osobny wiersz na nieobecności (urlop, zwolnienie lekarskie), żeby suma tygodnia zgadzała się z wymiarem etatu.

Jak wdrożyć timesheet w zespole

1. Ustal cel. Rozliczenia z klientami, kontrola budżetów projektów, ewidencja czasu pracy albo wszystko naraz. Od celu zależy, które kolumny są obowiązkowe.
2. Wybierz jednostkę. Najczęściej 15 lub 30 minut. Mniejsze jednostki dają dokładność, ale zniechęcają do wypełniania.
3. Zdefiniuj listę projektów i zadań. Pracownik ma wybierać z listy, a nie wpisywać nazwy ręcznie. Inaczej raporty się nie zsumują.
4. Ustal rytm. Wpisy codziennie na koniec dnia dają najlepsze dane. Wypełnianie w piątek za cały tydzień kończy się zgadywaniem.
5. Włącz przypomnienia. Automatyczne przypomnienie dla osób, które nie uzupełniły karty, rozwiązuje większość problemów z dyscypliną.
6. Zamykaj okresy. Po akceptacji tygodnia lub miesiąca wpisy nie powinny się zmieniać. To warunek wiarygodnych faktur i ewidencji.
7. Pokazuj raporty zespołowi. Ludzie wypełniają timesheet chętniej, gdy widzą, że dane służą do planowania obciążenia, a nie tylko do kontroli.

Najczęstsze błędy

• Timesheet w Excelu bez listy projektów: każdy nazywa to samo inaczej i raport trzeba czyścić ręcznie.
• Brak rozróżnienia czasu fakturowalnego i wewnętrznego, przez co nie wiadomo, ile naprawdę kosztuje obsługa klienta.
• Traktowanie sumy godzin na projekt jako ewidencji czasu pracy, mimo że brakuje godzin rozpoczęcia i zakończenia oraz nieobecności.
• Wypełnianie raz w miesiącu, z pamięci.
• Brak powiązania z fakturą: godziny są w jednym narzędziu, faktury w drugim, a różnice wychodzą dopiero przy reklamacji klienta.

Timesheet w Sugesterze

W Sugesterze timesheet jest wbudowany w CRM: każdy wpis łączy się z klientem, projektem lub zadaniem, więc raport pokazuje nie tylko ile godzin przepracował zespół, ale na co poszedł czas. Godziny można wpisywać ręcznie albo mierzyć stoperem uruchamianym przy zadaniu. Administrator może ustawić obowiązkowe wypełnianie karty i przypomnienia mailowe dla osób, które nie uzupełniły timesheetu danego dnia.

Raporty filtruje się per pracownik, projekt, klient lub okres i eksportuje do PDF, CSV i Excela. Integracja z Fakturownią pozwala wystawić fakturę na podstawie zarejestrowanych godzin. Moduł jest dostępny w planie Free do 3 użytkowników, więc można go sprawdzić bez kosztów. Więcej o całym module znajdziesz na stronie zarządzanie czasem pracy.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, art. 94 pkt 9a i 9b, art. 129 § 1, art. 149.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, § 6 (tekst jednolity Dz. U. z 2026 r. poz. 474).
• Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, art. 8b.

Stan prawny sprawdzony w bazie aktów prawnych Sejmu w dniu 20 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej.