Import danych: bezbolesne wdrożenie systemu CRM

Zastanawiasz się nad przejściem na nowy system CRM, ale boisz się wdrożenia? Nic dziwnego - przenoszenie danych z jednego oprogramowania do drugiego potrafi być niezwykle uciążliwe. W Sugesterze uprościliśmy ten proces do maksimum, tworząc prosty system importu danych.

Za pomocą importu przenosisz wszystkie zebrane dotychczas dane o kliencie do Sugestera. Niezależnie czy importujesz je z przygotowanego wcześniej pliku czy z innego systemu, w obu przypadkach jest to tak samo proste. To zabieg jednorazowy, a raz zaimportowanych danych używasz cały czas. 

Jeśli importujesz dane do Sugestera po raz pierwszy wystarczy przygotować odpowiednio plik, wgrać dane i gotowe! Możesz z nich od razu korzystać.

 

Jeśli jednak importujesz dane do CRM regularnie, pamiętaj o kilku ważnych rzeczach:

 

• Zawsze korzystaj z przydatnej funkcji jaką jest strategia duplikatów w Sugesterze. Dzięki niej unikniesz zdublowanych rekordów w bazie
• Jeśli dane mają zostać poprawnie zaktualizowane to w Twoim importowanym pliku musi być co najmniej jedna z wymienionych w następnym punkcie kolumn, by system połapał się gdzie co ma zaktualizować
• Klienci łączą się w systemie po tych danych w następującej kolejności: ID klienta, NIP, email, telefon główny, telefon komórkowy. Oznacza to, że wgrywając nową bazę i zaznaczając w polu Strategia duplikatów -> Aktualizuj wpis system w pierwszej kolejności próbuje dopasować rekordy na podstawie zawartości kolumny ID klienta, jeśli nie znajdzie po ID - szuka po numerze NIP, jeżeli nie znajdzie po NIP wyszukuje po adresie email itd. i nadpisuje dane. Jeżeli system nie znajdzie rekordów po wyżej wymienionych danych, zaczyna szukać po danych z kontaktów (głównego i dodatkowych) - email, telefon główny i telefon komórkowy.

 

Przygotuj się

Wstępne informacje masz już za sobą, zatem możesz zabrać się za przygotowanie odpowiednio pliku, który zaimportujesz. Kluczowe jest tu słowo “odpowiednio”. Wydawałoby się, że to najłatwiejsza część importu, ale tak naprawdę to dobrze przygotowany plik jest gwarancją importowego sukcesu.

Co należy wiedzieć o plikach do importu?

• Możesz je przygotować w formacie xls lub csv (mamy dla Ciebie podpowiedź Jak przygotować plik z danymi  klientów)
• Jednorazowo plik nie powinien posiadać więcej niż 5000 rekordów. Jeśli jest większy - podziel go na kilka mniejszych
• Każda kolumna, którą chcesz zaimportować z pliku musi mieć swój odpowiednik w postaci pola w CRMie (o tym już za chwilę, w kolejnym kroku)
• Pamiętaj, że w jednym wierszu może się znaleźć tylko 1 dana. Jeśli np. importujesz klienta, który ma więcej niż 1 adres mailowy, to w pliku zamieszczasz tylko jego główny adres mailowy, a resztę importujesz już osobnym importem kontaktów do klienta

 

Masz już pola dodatkowe?

Jeśli masz już przygotowany plik, to pora na kolejny krok - pola dodatkowe. O co właściwie chodzi? Wspomnieliśmy już o tym przy okazji plików.

Jeśli masz w przygotowanym do importu pliku dane, które są spersonalizowane i specyficzne dla Twojej branży, a w Sugesterze nie ma pól, które by im odpowiadały, to musisz je po prostu dodać. Do tego służą pola własne w CRMie.

Dzięki nim stworzysz tyle pól, ile jest Ci potrzebnych, by umieścić w nich niezbędne informacje o kliencie. Są one konieczne, by import został przeprowadzony poprawnie. Dlaczego? Bo system, “biorąc” z pliku dane musi mieć na każdą z tych danych przygotowane miejsce, by ją tam umieścić. Bez tego Twój import będzie niepełny.

 

 

Co z nagłówkami?

Ostatni krok, jaki dzieli Cię od pomyślnego zakończenia importu to przypisanie w Sugesterze odpowiednich nagłówków kolumnom z pliku. Dzięki temu masz pewność, że adres email będzie w polu email, nazwa firmy będzie nazwą klienta itd. 

O co chodzi? Spójrz na screen poniżej.

 

Nad każdą kolumną pliku z klientami znajduje się menu do wyboru pola, do którego ma trafić treść tej kolumny. A zatem jeśli w danej kolumnie znajdują się adresy e-mail - z menu wybierz pozycję "E-mail", jeśli w kolumnie są numery NIP - wybierz "NIP" itp. 

Jeśli plik posiada nagłówek (pierwszy wiersz w pliku zawiera tytuły kolumn), możesz skorzystać z opcji “Plik posiada nagłówki”, gdzie system sam, na podstawie treści kolumn dopasuje automatycznie nagłówki. Warto jednak zawsze sprawdzić czy zrobił to poprawnie. 

Jeśli nie chcemy importować jakiś kolumn z pliku, wystarczy w nagłówku kolumny ustawić opcję “pomiń”.

Jak już ustawisz wszystkie nagłówki, pozostaje tylko kliknąć “importuj dane” i gotowe! Możesz już cieszyć się nowiutką bazą klientów, którą możesz rozbudowywać, zarządzać i modyfikować do woli.

 

Koniec?

A co jeśli coś poszło nie tak? Nie martw się, zdarza się nawet najlepszym. Może się okazać, że import posiada błędy. Łatwo to sprawdzisz na liście importów w kolumnie “błędy”. Klikając na liczbę błędów, zostaniesz przeniesiony na listę, gdzie dokładnie przeczytasz, gdzie leży problem.

 

 

Artykuł został zaktualizowany. Po raz pierwszy został opublikowany 25.03.2016 roku.