Jak sprawnie przenieść się z innego systemu do Sugestera (instrukcja w 6 krokach)

Planujesz przenieść się od dotychczasowego dostawcy do Sugestera? Odkładasz te działania w czasie bo myślisz, że to skomplikowane i czasochłonne?

Czasu trochę potrzebujesz - zgoda, ale przenoszenie danych do Sugestera wcale nie jest skomplikowane. Wystarczy dobrze się do tego przygotować. 

Sprawdź jak to zrobić w kilku prostych krokach

1. Wyeksportuj dane z poprzedniego systemu

W każdym systemie istnieje możliwość eksportu danych. Zastanów się, jakie dane chcesz przenieść i wyeksportuj je z obecnego systemu do pliku xls lub csv (to rodzaj plików, jakie obsługuje Sugester przy imporcie). 

Jakie dane chcesz przenieść do Sugestera? Bazę klientów? Szanse sprzedaży? Listę zadań? Kontakty? Maile? - wszystko to jest możliwe. Zrób tylko eksport.

2. Przygotuj listę użytkowników i poziomy dostępów

Zanim zaczniesz importować dane do systemu, dodaj wszystkich użytkowników oraz zastanów się kto do czego ma mieć dostęp. Przy imporcie danych będziesz mógł od razu zaznaczyć kto jest opiekunem klienta lub kto jest odpowiedzialny za sprzedaż.

Użytkowników do Sugestera dodaje się bardzo prosto - wystarczy podać login, skrzynkę mailową i hasło. Hasło oczywiście każdy z userów będzie mógł zamienić na swoje. Dokładny opis dodawania użytkowników znajdziesz w naszej bazie wiedzy.

Pomyśl też o dostępach - czy każdy użytkownik powinien mieć dostęp do wszystkich danych? Jeśli nie - stwórz role lub działy, by ograniczyć widoczność danych użytkownikom. Działy przydadzą się też później do importu - będziesz mógł określić, który klient, interes czy zadanie do jakiego działu należą. Oszczędzisz sobie w ten sposób ręcznego przeklikiwania.

3. Zastanów się, jakie dane chcesz przenieść i gdzie je umieścić w Sugesterze

Jeśli chcesz przenieść listę klientów czy zadań, wiadomo że dane umieścisz odpowiednio w zakładce CRM i zadania. Zastanów się jednak jakie niestandardowe dane masz w obecnym systemie i co musisz przenieść do Sugestera.

Może masz daty urodzin swoich klientów? Albo rodzaje planów abonamentowych, z których korzystają? Albo datę kolejnego kontaktu w sprawie oferty?

Sprawdź domyślne pola na karcie klienta/interesu/zadania itd w Sugesterze i jeśli brakuje Ci miejsca na dodatkowe dane, dodaj pola własne. Dzięki nim przeniesiesz wszystkie niestandardowe dane z poprzedniego systemu. Pola własne są też niezbędne do wykonania poprawnego importu danych.

4. Przygotuj plik xls lub csv do importu

Przygotowując pliki do importu pamiętaj o kilku ważnych rzeczach

• W przypadku importu zadań plik może być tylko w formacie xls
• Do importu maili przygotuj plik w formacie eml lub maildir. Twoje archiwum maili musi być też spakowane w plik ZIP, nie większy niż 200 mb
• W imporcie klientów plik nie powinien mieć więcej niż 5k rekordów. Jeśli Twój plik jest większy, podziel go na kilka mniejszych
• W przypadku pliku w formacie csv pamiętaj, że dane muszą być rozdzielone przecinkami
• Sprawdź czy w pliku znajdują się wszystkie kolumny, z których dane mają trafić do Sugestera. Zobacz też czy mają odpowiednie nagłówki
• Jeśli importujesz szanse sprzedażowe pamiętaj, że w Twoim pliku musi się znaleźć kolumna z nazwą klienta, by system połączył sprzedaż z konkretnym klientem w systemie
• Pamiętaj, żeby nagłówki kolumn z danymi niestandardowymi odpowiadały nazwom stworzonych przez Ciebie pól własnych

Zobacz też: 12 zasad udanego importu w Sugesterze oraz Co to jest plik csv

5. Zaimportuj dane do Sugestera

Kiedy masz już przygotowany odpowiednio plik, możesz zacząć importować dane do systemu. Każdy import rozpoczynasz, wchodząc w Ustawienia -> Import/Eksporty -> Nowy import.

W kolejnym kroku wybierasz jakiego rodzaju dane będziesz importować (klientów, kontakty, maile, zadania, interesy) i postępujesz zgodnie z instrukcją.

W każdym imporcie jedną z najważniejszych rzeczy jest odpowiednie dopasowanie kolumn. Dlatego poświęć temu krokowi szczególną uwagę. Po załadowaniu pliku przypisz każdej kolumnie odpowiedni nagłówek (jeśli w kolumnie są adresy mailowe znajdź nagłówek “email”, jeśli numery telefonów - przypisz “telefon” itd.).

Kolumny, których nie chcesz importować oznacz nagłówkiem “pomiń”.

W naszej bazie wiedzy znajdziesz dokładne opisy poszczególnych importów.

Zobacz też: Import danych: bezbolesne wdrożenie systemu CRM

6. Sprawdź czy nie ma błędów

Pierwszym potwierdzeniem, że import przebiegł poprawnie jest kolumna Zaimportowano na liście historii importów. Jeśli znajduje się w niej ta sama wartość, co w kolumnie Załadowano, to znaczy że import zakończył się powodzeniem.

Jeśli wartości są inne, a w kolumnie Błędy widzisz dodatkowe wartości, kliknij w liczbę błędów, by zobaczyć co poszło nie tak.

Oprócz kolumn w historii importów, warto jeszcze sprawdzić na samej liście zaimportowanych danych, czy wszystkie informacje są widoczne i w odpowiednim miejscu.

Możesz wejść w kilku losowo wybranych klientów z listy i sprawdzić na karcie klienta czy wszystkie pola są poprawnie uzupełnione. Tak samo możesz zrobić w przypadku zadań, interesów czy kontaktów.

Możesz też, będąc na liście, sortować dane klikając w poszczególne nagłówki i w ten sposób sprawdzić czy nie ma pustych miejsc w kolumnach.

Nie spiesz się, przygotowując się do przeniesienia systemu. Przede wszystkim zadbaj o poprawne przygotowanie danych, które chcesz zaimportować do Sugestera. A jeśli będziesz mieć problem lub wątpliwości podczas migracji, koniecznie się do nas odezwij, pomożemy.