Jak z sukcesem wdrożyć Sugestera. #3 Czas na kolejne moduły

Jeśli wprowadzenie bazy klientów i konfigurację poczty masz już za sobą, możesz pomyśleć o dodatkowych modułach. Nie ograniczaj się do podstawowych opcji, ale też nie włączaj wszystkiego na raz. Aktywuj kolejno te moduły, których potrzebujesz. 

Zacznij robić zadania

Na początek możesz rozszerzyć korzystanie z Sugestera o moduł do zarządzania zadaniami. Niezależnie od profilu firmy, przypomnienie o terminie umówionego spotkania, przygotowania raportu lub wystawieniu faktury przyda się każdemu.

Takie rozwiązanie wspiera nie tylko pracę wewnątrz zespołu, gdzie pracownicy między sobą przekazują sobie sprawy do załatwienia i ustalają priorytety, ale też pomaga w uporządkowaniu własnych obowiązków.

Dodanie do systemu zadanie typu “Zadzwoń do klienta” wystarczy, by Sugester automatycznie w ustalonym terminie przypomniał Ci o wykonaniu telefonu. Dzięki temu nie musisz zapamiętywać całego harmonogramu prac, bo system zrobi to za Ciebie.

W dalszym etapie wdrażania systemu możesz pomyśleć o automatyzacji części z nich, ale o tym w następnych artykułach.

Oto lista funkcji, od których warto zacząć pracę z zadaniami:

• Ustaw zadania cykliczne. Jeśli wykonujesz regularnie jakieś obowiązki np. raz w tygodniu masz spotkanie całego teamu, a raz w miesiącu generujesz raport ze sprzedaży, stwórz zadanie cykliczne, które będzie się automatycznie pojawiać w systemie. W ten sposób odchodzą dodatkowe aplikacje do tworzenia zadań, karteczki przylepione na monitor, a przede wszystkim stres, że o czymś zapomniałeś.


• Używaj tagów do zadań, stwórz pola własne i szablony. Od samego początku staraj się egzekwować tagowanie zadań. Dzięki nim łatwiej jest monitorować jakie zagadnienia pojawiają się najczęściej lub rozwiązanie których zajmuje najwięcej czasu. Stwórz też pola własne dla zadań, które ułatwią umieszczanie specyficznych dla Twojej branży informacji jak np. kod produktu lub usługi. Kiedy już wszyscy zaznajomią się z zadaniami, można rozszerzyć je o pracę na Sprintach, które szczególnie polecamy zespołom projektowym.


• Uzupełniaj pole “Klient”, jeśli tworzysz zadanie dla konkretnego klienta. Dzięki temu zadanie typu “kontakt z klientem po godzinie 17tej” lub “sprawdź działanie modemu” jest zapisywane na karcie konkretnego klienta. To sprawia, że każdy pracownik, nawet niezwiązany z rozwiązaniem sytuacji, sprawdzi kiedy i co było zlecone dla danego klienta oraz na jakim etapie jest to zadanie. Sprzyja to płynności w przekazywaniu informacji zarówno w zespole, jak i klientowi.


• Powiąż zadanie z mailem od klienta. Jeśli zachodzi potrzeba wykonania dodatkowych kroków zanim odpowiedź do klienta zostanie wysłana np. konsultacja z przełożonym odnośnie naliczenia rabatu, można szybko stworzyć zadanie przypisane do danego maila. Wtedy nie trzeba kopiować treści maila do zadania, wystarczy komentarz: "klient prosi o rabat, szczegóły w mailu". Przełożony, który otrzyma zadanie będzie mógł swoją odpowiedź napisać w treści zadania. 


• Zacznij korzystać z rejestracji czasu pracy. Funkcja ta przyda się w zespołach projektowych, dziale IT czy dziale obsługi klienta. Zarejestrowany czas, przypisany do klient i konkretnego projektu (jeśli dotyczy projektu) jest dostępny do wglądu w raporcie ewidencji czasu pracy. Taki raport może być podstawą do rozliczenia za wykonaną pracę, zarówno z pracownikiem jak i z klientem. 

Stwórz formularz i dodaj go na stronę

Kolejną rzeczą, którą warto wdrożyć już w pierwszym etapie implementacji CRM jest moduł do tworzenia formularzy. Moduł jest bardzo elastyczny. Za pomocą dowolnie wybranych pól możesz stworzyć formularz, który wykorzystasz np. jako formularz kontaktowy na Twoją stronę www, ankietę do badania satysfakcji lub wewnętrzną formatkę do zgłaszania sugestii odnośnie rozwoju produktu.

Szczególnie polecamy tworzenie formularzy i wstawianie ich na stronę www. Nie muszą to być tylko formularze kontaktowe, może to być formularz do zgłaszania usterek, zapisania się na szkolenie lub newsletter. Każdy z tych formularzy może być źródłem pozyskiwania nowych klientów, gdyż odpowiednia konfiguracja w Sugesterze skutkuje tworzeniem nowych rekordów w bazie klientów po wypełnieniu formularza przez potencjalnego klienta.

Oto co powinieneś wiedzieć, aktywując moduł Formularze:

• Możesz dodać dowolną liczbę formularzy na swoją stronę www. Każdy z nich za pomocą stylów możesz dostosować do wizerunku Twojej firmy. Dodanie formularza zajmuje tylko chwilę i polega na wklejeniu na stronę www wygenerowanego w Sugesterze skryptu.


• Zbieraj potencjalne kontakty, które będą automatycznie dodawane do Twojej bazy klientów po wypełnieniu formularza na stronie. Do takiego potencjalnego klienta możesz potem zadzwonić lub uwzględnić go w kampanii mailingowej promującej konkretną usługę.


• Z formularzy mogą korzystać też Twoi obecni klienci. Jeśli np. potrzebujesz udostępnić klientom miejsce, gdzie będą zgłaszać błędy w działaniu usługi/produktu, możesz to zrobić właśnie za pomocą formularza na stronie. Dodatkowo, przy odpowiedniej konfiguracji, dane wypełniane przez klienta w formularzu mogą być automatycznie zamieniane przez system na zadanie. To znacznie skraca czas rozwiązywania błędu


• Za pomocą formularzy możesz prowadzić badania satysfakcji klientów. Wystarczy stworzyć ankietę i rozesłać ją do swoich klientów.


• Wyniki formularzy są dostępne w Sugesterze w postaci wygodnej tabeli. W każdej chwili możesz monitorować odpowiedzi od klientów i wyciągnąć wnioski.

• Formularze pomogą w śledzeniu konwersji klientów. Każdy formularz po wypełnieniu można przekierować na podstronę (w ramach swojej strony WWW) gdzie wkleja się kod Google Ads np. oznaczający konwersję. W analogiczny sposób można również mierzyć ruch na formularzach za pomocą kodów Google Analytics.