Jak z sukcesem wdrożyć Sugestera. #4 Zadbaj o ochronę swoich danych

Sugester to nie tylko narzędzie do wsparcia procesu sprzedaży i obsługi klienta. Wyposażony jest też w funkcje, które mają zabezpieczyć dane Twojej firmy przed wyciekiem lub ich utratą. Codziennie Ty i Twój zespół pracujecie z dużym zbiorem danych i w dużej mierze są to dane wrażliwe. Dlatego tak ważne jest, by zapewnić im odpowiedni poziom zabezpieczeń.

Poniżej przedstawiamy kilka funkcji, które powinieneś aktywować na początku wdrażania Sugestera, by jeszcze lepiej zadbać o firmowe dane.

• Logowanie tylko ze znanych adresów IP. Jako właściciel konta możesz wskazać adresy IP, z których możliwe jest logowanie do systemu. Możesz ograniczyć logowanie tylko do IP biura lub biura i np. miejsca zamieszkania użytkownika. Dzięki temu ograniczysz np. działania na kliencie poza godzinami pracy lub bez Twojego wyraźnego polecenia. Ustawienia obowiązują tylko dla użytkowników, właściciel i admin konta mogą się logować z dowolnego IP

• Włącz podwójne logowanie do konta. Zabezpieczenie polega na użyciu podczas logowania hasła oraz dodatkowego kodu wysyłanego na adres email lub numer telefonu użytkownika. Takie działanie stanowi dodatkowe zabezpieczenie przed nieuprawnionym wejściem do systemu.Każdy użytkownik sam decyduje, w jaki sposób się loguje do konta. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by dwustopniowa weryfikacja była zawsze wymagana i by wszyscy pracownicy mieli ją aktywną. Używając weryfikacji przy pomocy maila, trzeba pamiętać o wcześniejszym potwierdzeniu tego adresu email w systemie.

• 

• Nadaj odpowiednie uprawnienia użytkownikom. W zależności od roli, jaką pełni dany pracownik w Twojej firmie, powinieneś dać mu dostęp tylko do tych danych, które są mu potrzebne do wykonywania jego obowiązków. Pracownik działu sprzedaży nie powinien widzieć danych finansowych Twojej firmy, a księgowość nie potrzebuje dostępu do raportów czy strategii marketingowych. Za pomocą funkcji “Role” definiujesz poziomy uprawnień dla użytkowników, managerów, adminów i właściciela konta. Określ w każdej roli dokładnie do jakich danych oraz do jakich dokumentów pracownik ma mieć dostęp.

• Zweryfikuj adresy email używane w Sugesterze. Każdy adres email dodany do systemu powinien być zweryfikowany, czyli potwierdzony przez użytkownika, że jest poprawny. To bardzo ważne, ponieważ na te adresy są wysyłane dane dotyczące konta jak chociażby notyfikacje czy odzyskiwanie hasła do Sugestera. 

• Rób samodzielnie backup konta.  W Sugesterze wszystkie przechowywane dane są codziennie backupowane. Kopie zapasowe przechowujemy na serwerach Amazon AWS, znajdujących się w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Oprócz systemowego backupu możesz też samodzielnie robić backup w postaci eksportu np. listy klientów raz w tygodniu. Ułatwi to przywrócenie danych jeśli przez przypadek któryś z użytkowników skasuje kilku klientów. Wystarczy wtedy ponownie zaimportować backupową listę. 

• Włącz ekran blokujący dostęp do konta po dłuższej bezczynności. Jeśli pracujesz w biurze to dodatkowe zabezpieczenie przed nieuprawnionymi osobami. Nie każdy ma odruch blokowania komputera, kiedy odchodzi od biurka. Aktywując tę funkcję, po określonym czasie bezczynności system blokuje ekran Sugestera. Ponowne odblokowanie systemu wymaga wpisania hasła, które zna tylko zalogowany pracownik.

Warto wykorzystać kilka z powyższych zabezpieczeń, jeśli nie wszystkie, by dodatkowo chronić dane firmowe oraz dane klientów. Kwestia bezpieczeństwa i poufności danych powinna być priorytetowa przy wdrażaniu nowego systemu.

Mamy nadzieję, że tych kilka wskazówek ułatwi zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń w Twojej firmie.

W następnym artykule opowiemy o możliwościach customizacji systemu, czyli o tym co zrobić, żeby spersonalizować Sugestera i dostosować wygląd oraz funkcje do potrzeb w firmie.