Sylwia Cerecka, 2022-06-28
Okres wakacyjny to szczególny moment dla biznesu - jedne firmy wyciszają swoją aktywność, inne wchodzą w jej apogeum, jeszcze inne traktują ten czas jak każdy inny w roku.
Niezmiennie jednak okres wakacyjny to dla wielu firm okres urlopowy, na który pracownicy czekają cały rok.
Zanim wszyscy na dobre rozjadą się na długo wyczekiwane urlopy, przygotuj zespół na zmiany w organizacji pracy w okresie wakacyjnym. Jeśli zadbasz o dobry przepływ informacji, odpowiedni backup i narzędzia, unikniesz sytuacji, gdzie klient nie dostał odpowiedzi na maila lub oferta nie została sfinalizowana ze względu na chwilowe braki w kadrze.
Możesz wykorzystać kalendarz w Sugesterze, by stworzyć kalendarz urlopów Twoich pracowników. Wystarczy stworzyć nowy dział “Urlopy” i dać do niego dostęp wszystkim pracownikom. Dzięki temu każdy członek zespołu będzie mógł sprawdzić kto i kiedy ma urlop. To znacznie ułatwi planowanie podziału obowiązków.
Sugester posiada funkcję autorespondera, czyli automatycznej odpowiedzi na mail, która świetnie się sprawdzi podczas urlopu.
Autoresponder nie tylko pozwala poinformować klientów o naszej nieobecności, ale też pozytywnie wpływa na kontynuowanie korespondencji po powrocie z wypoczynku. Nie ma nic gorszego niż zalegające w skrzynce maile bez odpowiedzi od zirytowanych klientów.
Przygotowując się do urlopu, warto zadbać o porządek na skrzynce odbiorczej tak, by po powrocie nie spędzić całego dnia na odczytywaniu i sortowaniu maili.
Możesz dodać kilka nowych filtrów i folderów, które posegregują Twoją korespondencję. Po powrocie będzie łatwiej Ci się w niej odnaleźć.
Dzięki temu po powrocie nie będziesz musiał ważnej dla Ciebie korespondencji szukać w stosie maili. A jeśli ktoś z zespołu Cię zastępuje, będzie wiedział, że w pierwszej kolejności powinien napisać do tych klientów.
Każdy z użytkowników Sugestera może zaznaczyć okres swojej nieobecności w firmie za pomocą funkcji “urlop” dostępnej w profilu użytkownika. Wystarczy wybrać zakres dat, by system w tym czasie przekierowywał całą korespondencję oraz zadania cykliczne do folderu “do przydzielenia” lub do konkretnego pracownika, który w tym czasie będzie zastępował nieobecnego pracownika.
Po aktywowaniu tej opcji użytkownik, który jest na urlopie jest oznaczony w systemie ikonką “palmy”. Dzięki temu cały zespół wie, że w tym okresie nie ma co dawać temu użytkownikowi nowych zadań czy przekazywać spraw od klientów.
Wakacje nie muszą być organizacyjnym wyzwaniem dla firmy i odbijać się na jakości obsługi. Wystarczy dobre rozplanowanie pracy, odpowiednio zorganizowane zastępstwo i kilka dodatkowych funkcji włączonych w Sugesterze, by czas pracowniczych urlopów nie był utrapieniem ani dla klientów, ani dla tych, którzy na urlop nie idą i przejmują część obowiązków swoich kolegów na czas ich nieobecności.
Sprawdź możliwości Sugestera dla Twojego biznesu