8 grzechów głównych obsługi poczty w Sugesterze

Myślisz, że wiesz już wszystko na temat obsługi poczty w Sugesterze? Jesteś pewny, że nigdy nie popełniłeś żadnego z tych błędów? Sprawdź się! :)

1. Nie wysyłaj za pomocą zadania odpowiedzi do klienta

Mimo że podgląd zadania wizualnie bardzo przypomina wątek maila i że w zadaniach - tak jak i w mailach - masz przycisk "Odpowiedz", to za pomocą zadania nigdy nie wyślesz klientowi wiadomości. Czemu? Bo to komunikacja wewnętrzna. Po prostu wejdź w profil klienta i stamtąd wyślij mail.

2. Nie wysyłaj do klienta odpowiedzi na maila, jeśli wcześniej zmieniłeś mail w zadanie

W Sugesterze możesz jednym kliknięciem zrobić z maila zadanie. Po co? Żeby przyspieszyć pracę i nie przepisywać niepotrzebnie treści wiadomości. Pamiętaj jednak, że jeśli już raz zamienisz mail w zadanie, to zadanie nie stanie się na powrót mailem. 

3. "Przypisz maila do użytkownika" to nie to samo co “Przekaż dalej”

Przydzielając maila z Twojego inboxu do innego użytkownika w systemie, przepinasz cały wątek. Oznacza to, że wiadomość nie jest już widoczna w Twojej skrzynce, tylko w skrzynce wybranego usera i to on od teraz jest odpowiedzialny za jego obsługę. A opcja “Przekaż dalej”? Działa dokładnie tak samo jak w innych programach pocztowych.

4. Nie usuwaj maili z kosza

Dlaczego? Bo będą za chwilę wracać (takie są ustawienia systemowe) tylko po to, by po 30 dniach zostały automatycznie usunięte.

5. Nie mów przełożonemu, że nie widziałeś maila

Z Sugesterem to nie przejdzie. W każdym mailu wyświetlane są aktywności systemowe, z których Twój szef jest w stanie wyczytać dosłownie wszystko, łącznie z tym kiedy pierwszy raz podejrzałeś maila.

6. Nie wysyłaj maili do klientów przez "wysyłkę publiczną"

Jeżeli masz do wysłania kilka takich samych maili, ale do różnych klientów, użyj do tego opcji “Wielu odbiorców”, która działa jak mailing i rozsyła pojedynczo maile do klientów. Używając funkcji “Wysyłaj publicznie” narażasz się na gniew - nie tylko swoich klientów - bo każdy z adresatów, w przypadku tej funkcji, zobaczy również adresy mailowe pozostałych odbiorców.

7. Nie czekaj na maile przychodzące w Sugesterze, jeśli nie zrobiłeś przekierowania poczty 

Dodałeś skrzynkę mailową do Sugestera, wysłałeś na nią mail i nic? Nie widać go w inboxie? To dlatego, że nie zrobiłeś przekierowania tej skrzynki do Sugestera u swojego dostawcy poczty. To warunek konieczny, by odbierać maile w Sugesterze.

8. Nie szukaj maili w swoim inboxie, jeżeli źle skonfigurowałeś skrzynkę

Dodałeś do Sugestera swoją skrzynkę mailową, ze swoim własnym imieniem i nazwiskiem, a maile wysłane na tą skrzynkę gdzieś znikają? Sprawdź folder “Do przydzielenia”! Tam trafią wszystkie Twoje maile, póki w edycji skrzynki mailowej nie uzupełnisz pola “Użytkownik przypisany”.