Sylwia Cerecka, 2023-03-17
Zmęczony ciągłym porządkowaniem inboxu? Masz wrażenie, że nic innego nie robisz w pracy tylko sprawdzasz pocztę i odpisujesz na maile, a ich ciągle przybywa?
Zamiast rwać włosy z głowy i załamywać ręce, przeczytaj o kilku prostych nawykach, które warto w sobie wyrobić, a które pomogą Ci na dobre uporać się z przepełnioną skrzynką odbiorczą.
Znasz to? Wchodzisz na skrzynkę, żeby sprawdzić najnowsze wiadomości. Ma Ci to zająć chwilę i ani się obejrzysz, jesteś daleko poza dniem dzisiejszym, a na zegarku minęła godzina. A co gdyby na pojedyncze przeglądanie inboxu przeznaczyć 15 minut,nie więcej? Żeby nie przegapić czasu ustaw sobie budzik. To nie żart! Specjaliści mówią, że takie przeglądanie inboxu jest dużo bardziej efektywne. To metoda stara jak świat, a właściwie jak lata 80. Bo to wtedy właśnie powstała pomodoro technique, która stała się inspiracją, by zarządzać inboxem w krótkich interwałach czasowych. Pamiętaj tylko - żeby metoda była efektywna - w momencie kiedy zadzwoni budzik kończysz z inboxem i przechodzisz do kolejnych zadań.
Jak to zrobić skoro wszystkie maile są ważne? Niezupełnie. Nie otwieraj wszystkich maili po kolei, zaczynając od tych najstarszych.Zamiast tego stwórz swoją własną listę TODO dla skrzynki odbiorczej.
Zacznij od maili, które mają wysoki priorytet. W Sugesterze ważność maili oznaczana jest gwiazdką. Maile z czerwoną gwiazdką to te najpilniejsze, wiadomości bez gwiazdki - sam zdecyduj:) Posortuj inbox po najważniejszych mailach lub od razu przejdź do folderu “Oznaczone gwiazdką”, by zająć się najpilniejszymi sprawami.
Kolejna rzecz, która ułatwi Ci zadanie to statusy. Używaj statusów maili w Sugesterze, by zaznaczyć czy wiadomość jest w trakcie realizacji, czekasz na odpowiedź od klienta czy konsultacje. Odejdzie Ci dodatkowe przebijanie się przez konwersacje by przypomnieć sobie na czym stanęło.
Co jeszcze? Wyszukaj w inboxie tylko te wiadomości, które wymagają natychmiastowej odpowiedzi - maile od szefa, ważnego klienta czy w związku z domykanym projektem.
Jeśli odpisanie na maila zajmie Ci do 2 minut - zrób to od razu. Jeśli nie zdążysz dokończyć jakiejś wiadomości, a nie ma ona najwyższego priorytetu, możesz ją zostawić na później, a żeby nie stracić tego, co już zdążyłeś napisać, zapisz ją w wersji roboczej w inboxie. W każdej chwili możesz do niej wrócić i ją odzyskać.
Codzienne usuwanie niechcianych maili typu newsletter lub oferty sprzedaży może dawać złudne poczucie efektywnie wykorzystanego czasu, tymczasem jest jego stratą.
Zamiast poświęcać codziennie kilka minut na kasowanie tego typu wiadomości, poświęć czas na wypisanie się z nich raz a dobrze. Jednorazowo zajmie Ci to nieco więcej czasu niż skasowanie, ale w dłuższej perspektywie czasowo bardziej się opłaci.
Każda z takich wiadomości, zgodnie z RODO musi posiadać link umożliwiający Ci wypisanie się. Skorzystaj ze swoich praw.
Sprawdź jak z Sugesterem możesz dbać o RODO
W Sugesterze nie musisz wchodzić w mail, by odczytać jego treść. Możesz skorzystać z opcji podglądu wiadomości za każdym razem kiedy chcesz szybko sprawdzić czego dotyczy wiadomość i jaki jej nadać priorytet. W ten sposób możesz też pozbyć się wszystkich niechcianych maili. Wystarczy rozwinąć strzałkę przy mailu, podejrzeć wiadomość, zaznaczyć checkbox i kliknąć usuń. Możesz też zaznaczyć kilka wiadomości i usunąć je jednocześnie dzięki masowym działaniom na inboxie.
5D to skrót od angielskiego - do, delegate, delate, defer and designate czyli zrób, oddeleguj, skasuj, odłóż i wyznacz. Spróbuj zadziałać w ten sposób, obsługując maile. Jeśli to coś ważnego to odpisz od razu. Jeżeli może ktoś inny zająć się tą sprawą, przypisz wiadomość do innego użytkownika.
Jeśli w Twojej skrzynce jest sporo niechcianych maili od razu usuń te, które nie są potrzebne i wypisz się z newsletterów.
Jeżeli sprawa może poczekać lub potrzebujesz więcej czasu by skompletować informacje - skorzystaj z opcji “Przesuń na konkretną datę”. O każdym takim mailu system przypomni Ci automatycznie w odpowiednim czasie, a Ty możesz przejść do kolejnych zadań.
Foldery to dobry sposób, by uporządkować swój inbox i posegregować odpowiednio pocztę. To takie “szufladki”, w których dokładnie wiesz co się znajduje. Dzięki folderom łatwiej dotrzesz do ważnych maili.
W Sugesterze stworzysz je już w trakcie przeglądania maila, bez dodatkowej konfiguracji i zbędnego klikania. Wystarczy zaznaczyć checkbox i wybrać “Utwórz folder”.
Możesz też pójść o krok dalej i stworzyć automatyczne filtry, które będą sortować maile przychodzące za Ciebie. Maile od ważnego klienta do folderu “ważne”, wiadomości z cv do folderu “rekrutacja”, a potwierdzenie zakupu na allegro do folderu “Allegro”. Filtry możesz tworzyć dla konkretnych adresów mailowych, fraz lub słów. Nic Cię nie ogranicza.
Mailami pogrupowanymi w foldery łatwiej zarządzać. Łatwiej je np. zarchiwizować lub usunąć. Możesz też ustawić, by system sam je archiwizował od razu lub po określonym czasie. Nie dość, że odchodzi Ci dodatkowa robota ze sprzątaniem to jeszcze jak to wpływa na wydajność!
Jeśli możesz przygotować sobie kilka przykładów odpowiedzi na powtarzające się w mailach kwestie - zrób to. Stwórz szablon odpowiedzi na maila, by w razie potrzeby jednym kliknięciem wysłać gotową wiadomość. Taki szablon możesz zawsze spersonalizować i dostosować do odbiorcy, co zajmie i tak dużo mniej czasu niż pisanie wiadomości od podstaw.
W Sugesterze istnieje funkcja, która pomoże Ci zapanować nad korespondencją od nieznanych nadawców. W zasadzie może nawet sprawić, że takich maili nigdy nie zobaczysz, a swój cenny czas będziesz mógł wykorzystać na naprawdę ważne sprawy.
Asystent maili działa naprawdę jak wirtualny pomocnik - sprawdza wiadomości od nadawców i przekazuje je innym osobom, w zależności od ustawień.
Jeśli korzystasz np. z 3 skrzynek mailowych, ale tylko jedną sprawdzasz regularnie, a do pozostałych zaglądasz od czasu do czasu, możesz w Sugesterze ustawić automatyczne przekazywanie wszystkich nowych wiadomości lub tylko wiadomości określonego typu na tę jedną skrzynkę. Dzięki temu będziesz na bieżąco ze swoimi sprawami i nikomu nie pozwolisz długo czekać na odpowiedź.
W Sugesterze masz też opcję uniwersalnego filtru, który wybrane wiadomości skieruje do odpowiedniego projektu lub zamieni w zadanie. Możliwości z filtrami jest naprawdę dużo. Warto je ustawić, bo znacznie przyspieszają obsługę poczty i część pracy wykonują za Ciebie.