Jak z sukcesem wdrożyć Sugestera. #2 Zacznij od funkcji, których naprawdę potrzebujesz

Wśród początkujących użytkowników obserwujemy tendencję do zbyt dużej ilości modułów i funkcji aktywowanych od razu, która zamiast pomóc, komplikuje wdrażanie systemu lub zupełnie odwrotnie - wiele użytecznych funkcji nie jest w ogóle odkrytych.

Na początku, kiedy wszystko w systemie jest nowe, zacznij od podstawowej konfiguracji i aktywuj tylko te moduły, które są Ci naprawdę potrzebne, by rozpocząć pracę z Sugesterem.

Nie forsuj siebie ani swojego zespołu funkcjami, których na ten moment nie potrzebujesz. Przyjdzie na nie pora. W pierwszej kolejności aktywuj podstawowe funkcje i wprowadź podstawowe dane. 

Zobacz też: Jak z sukcesem wdrożyć Sugestera do Twojej firmy. #1 Poznaj swój system CRM

Sprawdź, od których funkcji i modułów zacząć uruchamianie systemu

Krok 1. Dodaj użytkowników

Na początek to podstawa. Dodaj wszystkich pracowników, którzy będą pracować w Sugesterze. Pamiętaj, aby wszyscy od razu zaczęli korzystać z systemu. Każdemu użytkownikowi podaj nazwę konta w Sugesterze, która będzie wyglądała podobnie do tej: NAZWAFIRMY.sugester.pl

Ten URL pracownik będzie wpisywał w pasek adresu w przeglądarce, by zalogować się do systemu. Każdy z pracowników powinien mieć też nadane hasło, które może zawsze zmienić w edycji profilu po zalogowaniu do Sugestera.

Ustal też jak chcesz, by wyglądało logowanie do systemu. Czy ma być to po prostu wpisanie loginu i hasła, czy może uruchomisz podwójną weryfikację, która będzie wymagała od użytkownika wpisania dodatkowo kodu przesłanego w mailu lub smsem.

Krok 2. Nadaj uprawnienia i dostępy pracownikom

Jeśli z Sugestera będzie korzystało kilka osób, nadaj każdej z nich uprawnienia odpowiadające roli jaką pełni w firmie.

Możesz wybrać jedno z domyślnych uprawnień lub stworzyć własne. Tak samo jak w firmie, tak i w Sugesterze - do innych danych powinien mieć dostęp pracownik działu obsługi, a do innych jego manager. 

• Skonfiguruj odpowiednie uprawnienia w oparciu o dostępne opcje w Rolach. Dzięki temu unikniesz sytuacji, że pracownicy będą mieli wgląd do danych, do których mieć nie powinni


• Każdemu pracownikowi przypisz rolę. 


• Jeśli masz w firmie działy, to każdy z nich powinien się znaleźć w CRMie. Nie ma znaczenia czy jest to HR, IT czy obsługa klienta. Każdy z tych działów czerpie benefity, korzystając z zasobów CRM. Jeśli współpraca między działami jest płynna, departamenty mogą służyć jedynie zachowaniu porządku i odwzorowaniu struktur panujących w firmie, a wszyscy pracownicy powinni mieć dostęp do każdego z działów. Jeżeli jednak zależy Ci, by każdy z działów funkcjonował osobno, to przypisz pracownika do konkretnego działu. Wtedy dane spoza jego działu takie jak np. maile, klienci czy zadania nie będą dla niego widoczne.

Krok 3. Wprowadź bazę klientów

Baza klientów to serce systemu CRM i główne źródło wiedzy o nim. Zakłada budowanie indywidualnych relacji z klientem oraz umieszczenie jego potrzeb w centrum zainteresowania firmy.

Jeśli chcesz od początku efektywnie zarządzać bazą klientów w Sugesterze, zacznij od tych kilku rzeczy:

• Przenieś bazę klientów z poprzedniej aplikacji. Zrobisz to za pomocą funkcji importu, która jest dostępna w ustawieniach konta. Sam import jest bardzo intuicyjny, wystarczy poprawnie przygotowany plik xls lub csv. Jeśli masz już posegregowaną bazę np. wg kategorii, działów czy opiekunów - możesz przenieść te ustawienia do Sugestera przy okazji importowania danych. Ważne, żeby nazwy tych działów, kategorii czy użytkownicy byli wprowadzeni do Sugestera jeszcze przed importem


• Do zaimportowanych klientów zaimportuj szanse sprzedaży lub transakcje, które już zostały zrealizowane. Zrobisz to za pomocą importu interesów. Interesy służą w Sugesterze do zarządzania procesem sprzedaży, monitorowania jej etapów i wyników, a także prognozowania sprzedaży.


• Po zaimportowaniu klientów sprawdź czy nie ma zdublowanych rekordów, a jeśli takie są od razu je połącz, korzystając z opcji łączenia klientów. Dzięki temu po pierwsze zaktualizujesz swoją bazę, a po drugie zachowasz zwolnioną przestrzeń na nowych klientów. Dodatkowo, jeśli z jakiegoś powodu, część Twoich klientów ma niepełne dane, możesz skorzystać z opcji automatycznego zaciągania danych z rejestru GUS i je uzupełnić


• Jeśli masz w firmie kilka działów np. dział handlowy, IT, księgowość to dodaj działy o tej samej nazwie do systemu, a następnie przyporządkuj klientów tym działom. 


• Klientów możesz połączyć w dowolne grupy według rodzaju np. prywatni, firmy lub znaczenia dla twojego przedsiębiorstwa (VIP, płatni, testowi). Używaj do tego kategorii i tagów. Segmentacja klientów umożliwia bardziej spersonalizowane podejście. Możesz np. wysłać mailing do wszystkich Twoich klientów z województwa mazowieckiego lub branży nieruchomości.


• Ustaw statusy, które pozwolą Ci w szybki sposób filtrować klientów określonego typu lub sprawdzić, na jakim etapie współpracy jesteśmy z danym klientem.


• Jeśli pracujesz na spółkach matka-córka, możesz skorzystać z funkcji “nabywca”, by wyróżnić w bazie podmioty nadrzędne i podrzędne.


• Dodaj pola własne, które pozwalają zawrzeć dokładniejsze informacje o kliencie. Możesz dodać pole typu tekst, data, pole wyboru. Dzięki nim nie tylko masz dodatkowe miejsce na przechowywanie ważnych danych, ale też sortujesz informacje według tych pól podczas wyszukiwania.


• Jeśli masz dokumenty dotyczące klientów takie jak scany czy umowy, wprowadź je jako załączniki na karcie klienta. Dzięki temu masz pod ręką kompleksowe informacje o kliencie i nie wymaga to przeglądania stosu papierów.

Z tak przygotowaną bazą możesz od razu zacząć obsługiwać klientów. W wolnej chwili możesz jeszcze np. uzupełnić loga klientów lub ustawić widok wyświetlania listy klientów, ale są to zabiegi, bez których na początku spokojnie można się obejść. 

Krok. 4 Aktywuj moduł poczty

Nawet jeśli planowałeś tylko prowadzenie bazy klientów w Sugesterze, skorzystaj z dodatkowych możliwości jakie daje Ci zintegrowany z CRM moduł poczty. W Sugesterze możesz obsługiwać wszystkie swoje skrzynki firmowe w jednym miejscu. Dlaczego więc nie skorzystać? Konfiguracja trwa parę minut, a oto co otrzymujesz w zamian:

1. Zintegrowany z modułem CRM moduł poczty, który zapewnia wgląd w historię komunikacji z klientem na każdym etapie obsługi

2. Obsługa wielu adresów firmowych/wielu działów w jednym inboxie

3. Sprawny przepływ informacji między firmą a klientem oraz między działami i zespołami wewnątrz firmy

4. Narzędzia skracające czas obsługi maili takie jak szablony, autoresponder, asystent maili czy filtry

Od czego więc zacząć, by korzystać z poczty w Sugesterze?

• Dodaj firmowe skrzynki do Sugestera, a następnie zrób przekierowanie do systemu. To warunek konieczny. Jeśli korzystasz np. z usług pocztowych w home.pl i chcesz odbierać pocztę firmową w Sugesterze, wystarczy że w ustawieniach na koncie w Home.pl wprowadzisz adres przekierowania wygenerowany w ustawieniach danej skrzynki w Sugesterze. Wtedy każdy mail przychodzący będzie widoczny zarówno w Home jak i w Sugesterze. Przekierowanie to zabieg jednorazowy,  a historia komunikacji z klientem połączona z bazą klientów to bardzo duże udogodnienie, szczególnie dla działów sprzedaży i obsługi klienta.


• Jeśli masz wprowadzoną bazę klientów, to system przyporządkuje każdy mail przychodzący do odpowiedniego klienta według wprowadzonego w kontaktach adresu email lub domeny. Natomiast jeżeli zdarzy się tak, że dostaniesz wiadomość z adresu, którego nie ma jeszcze w bazie, możesz za pomocą funkcji "Utwórz/dołącz do klienta" stworzyć z niego nowego klienta lub połączyć go z już istniejącym.


• W przypadku wysyłki maili, o ile chcesz je wysyłać przez nasze serwery, a nie własny serwer SMTP - nie są potrzebne żadne dodatkowe ustawienia. Po prostu tworzysz mail i go wysyłasz.  

Najlepiej jeżeli na początek dodasz 1-2 adresy i sprawdzisz jak wygląda obsługa poczty, a następnie dostosujesz ustawienia skrzynek do wymogów panujących w Twojej firmie. Skrzynkę możesz np przypisać do konkretnego użytkownika, grupy lub całego działu. 

W kolejnym etapie możesz włączyć takie funkcje jak autoresponder, asystent maili, ocena komunikacji, foldery czy dodatkowe filtry segregujące pocztę przychodzącą.

Stosując się do powyższych wskazówek masz pewność, że zająłeś się konfiguracją najważniejszych elementów systemu w początkowej fazie wdrożenia. Użytkownicy, odpowiednio nadane im uprawnienia, uporządkowana baza klientów oraz poprawnie skonfigurowana poczta gwarantują pierwsze sukcesy w pracy z Sugesterem.

To podstawowy pakiet, który z czasem można rozszerzyć o dodatkowe moduły oraz opcje. Zanim jednak przejdziesz do kolejnego etapu, upewnij się, że działanie na tych dwóch modułach nie sprawia nikomu trudności. Nie bez powodu radzimy zacząć właśnie od aktywowania i konfiguracji modułu CRM oraz poczty. To trzon systemu, dlatego tak ważne jest by poznać, a następnie maksymalnie wykorzystać ich możliwości.

Po zebraniu feedbacku od pracowników, będziesz mógł przystąpić do dalszego działania.

W następnym artykule podpowiemy, jakie kolejne moduły aktywować na koncie.