Coraz więcej firm, nie tylko wielkich korporacji, ale też małych i średnich przedsiębiorstw decyduje się na wprowadzenie systemu CRM.  Szczególnym okresem był czas pandemii, kiedy globalna sytuacja zmobilizowała firmy do poszukiwania nowego sposobu nawiązywania kontaktu z klientami, a popyt na systemy CRM znacznie wzrósł.

Jednak samo posiadanie systemu CRM nie wystarczy, by efektywnie zarządzać firmą i generować zyski. 

Jeśli założyłeś właśnie konto w Sugesterze, jesteś na początku swojej drogi wdrażania systemu CRM w firmie. Kolejny krok jaki należy wykonać to dostosowanie systemu do potrzeb Twojej firmy i wykorzystanie maksimum możliwości systemu. Oczywiście wszystko w granicach rozsądku.

Sugester posiada 11 modułów, co nie oznacza, że musisz aktywnie korzystać ze wszystkich od razu. Lepiej jest zacząć od podstaw i później - z większą świadomością i wiedzą o systemie - włączać kolejne funkcje.

Aby proces implementacji Sugestera był możliwie jak najkrótszy, system skutecznie wspierał pracę zespołów, a pracownicy przychylnym okiem patrzyli na nadchodzące zmiany, stworzyliśmy cykl artykułów, w których chcemy pokazać od czego zacząć wdrażanie Sugestera, jakie funkcje aktywować na początku, co customizować, a co zautomatyzować i wiele in.

Każdy z wpisów będzie oddzielnym artykułem, w którym pokażemy na co zwracać uwagę w poszczególnych etapach wdrażania systemu.

Porady oparte są o nasze długoletnie doświadczenie zdobyte podczas współpracy z naszymi klientami działającymi w różnych obszarach.

Zatem do dzieła!

Zobacz też: Mój pierwszy CRM...Kilka praktycznych wskazówek oraz Jak z sukcesem wdrożyć Sugestera. #2 Zacznij od funkcji, których naprawdę potrzebujesz.

# 1 Poznaj swój system CRM

Jeśli właśnie założyłeś konto w Sugesterze i zaczynasz korzystać z CRMu, mamy dla Ciebie kilka wskazówek od czego zacząć zanim zapełnisz system danymi. Te kilka kroków pozwoli Ci lepiej poznać system i maksymalnie wykorzystać jego potencjał. 

Na początku, zanim zabierzesz się za konfigurację, wprowadzanie danych i aktywowanie kolejnych modułów, poświęć chwilę, by odpowiedzieć sobie na 3 ważne pytania, które często są pomijane, chociaż są niezbędne w początkowej fazie wdrożenia.

Czego wymagam od systemu CRM?

Zastanów się, jaki cel chcesz osiągnąć wdrażając w swojej firmie CRM - czy będzie to usprawnienie komunikacji z klientem, zwiększenie sprzedaży, działania marketingowe, a może jeszcze coś innego? Świadomość aktualnych potrzeb w firmie oraz niedoskonałości procesu gwarantuje sukces w implementacji odpowiednich rozwiązań. Porozmawiaj ze swoimi pracownikami i zapytaj ich jakich narzędzi im brakuje. Zastanów się też jakie informacje ty - jako właściciel - chcesz monitorować. 

Nie staraj się też przenieść obecnego procesu w skali 1:1 do Sugestera. Zamiast tego zastanów się jak usprawnić aktualne procedury, używając do tego gotowych narzędzi jakie ma Sugester. Często zmiana jaką jest wprowadzenie nowego oprogramowania motywuje do zmian wewnątrz firmy. Bądź na nie otwarty. 

Zastanów się jakie działania chcesz usprawnić w pierwszej kolejności. Nie wprowadzaj wszystkich danych na raz, ustal priorytety. Wtedy zarówno tobie jak i twoim pracownikom łatwiej będzie płynnie przejść na nowy system.

Po co mi okres testowy?

Sugester oferuje bezpłatny okres testowy, który pozwala sprawdzić możliwości systemu. Często ten etap jest pomijany, a to zdecydowanie duży minus. Sugester jest rozbudowanym narzędziem, posiada 11 modułów i mnóstwo funkcjonalności, dlatego warto chociaż z częścią z nich zapoznać się podczas okresu testowego. Testowanie pozwoli podjąć świadomą decyzję jakie moduły są Ci na ten moment niezbędne, a z wprowadzeniem których możesz jeszcze poczekać. 

W Sugesterze okres testowy trwa 30 dni.  W tym czasie Ty i Twoi pracownicy możecie bez ograniczeń korzystać z większości funkcjonalności systemu, z pominięciem części makr, gdyż są konfigurowane indywidualnie dla danego klienta. 

Po upływie tego okresu, ustawienia na koncie oraz wprowadzone dane pozostają niezmienne, zmieniają się jedynie limity, w zależności od planu jaki wybierzesz. 

Do testów warto wybrać jedną lub - jeśli to możliwe - kilka osób,  najlepiej z różnych działów. Dzięki temu masz szerszą perspektywę, a każdy z pracowników może wypróbować system pod kątem codziennych obowiązków w swoim dziale. 

Pamiętaj też o tym, żebyś to Ty - jako właściciel - założył w Sugesterze konto testowe. Nawet jeśli sam nie będziesz testował systemu, tylko zlecisz to pracownikom, to Ty powinieneś mieć najwyższe uprawnienia. Unikniesz wtedy sytuacji, że jako użytkownik z niższymi uprawnieniami będziesz miał dostęp do ograniczonej ilości danych lub - co gorsza - pracownik, który zakładał konto odejdzie z firmy i zabierze ze sobą wszystkie dostępy.

Po okresie testowym zbierz feedback od pracowników, a następnie wybierz odpowiedni plan, który zapewni ci optymalne dla rozwoju Twojej firmy funkcje.

Jak przekonać pracowników do nowego systemu?

Bardzo ważnym elementem całego procesu wdrażania Sugestera jest rzetelny przekaz informacji. Nie zostawiaj swoich pracowników z domysłami. Poinformuj ich o decyzji wdrożenia systemu oraz planie jak zostanie to zrobione. 

Jeśli jesteś przekonany o słuszności wprowadzenia w Twojej firmie CRMu spraw aby i Twoi pracownicy tak myśleli. W końcu w strategii CRM chodzi nie tylko o to by scentralizować działania na kliencie, ale też, by życie pracownika stało się prostsze. 

Dopilnuj, aby każdy z pracowników miał dostęp do systemu, odpowiednio nadane uprawnienia oraz by na co dzień korzystał z wdrożonego narzędzia. Często zdarza się, że pracownicy, przyzwyczajeni do starych rozwiązań korzystają jednocześnie z Sugestera i dotychczasowych narzędzi.

To dość kłopotliwe po pierwsze dlatego, że przetrzymują dane w kilku miejscach co zamiast skracać czas obsługi, znacznie go wydłuża. Po drugie im dłużej pracują według starych zasad, tym trudniej potem przejść im na nowe rozwiązanie, i po trzecie - takie działanie powoduje chaos i zniechęcenie. Nie będziesz w stanie zobaczyć realnych korzyści z wprowadzenia CRMu, dopóki wszyscy Twoi pracownicy nie będą wszystkich obowiązków wykonywać w Sugesterze. Dlatego tak ważne jest, by pracownicy po konfiguracji konta i nadaniu uprawnień od razu zaczęli pracować w Sugesterze.

Pamiętaj też, by przekazać wszystkim użytkownikom systemu link do bazy wiedzy Sugestera (pomoc.sugester.pl), gdzie znajdą niezbędne informacje dotyczące działania systemu oraz kontakt do naszego działu wsparcia technicznego. Każdy użytkownik Sugestera może skorzystać z pomocy, kontaktując się z naszym specjalistą na czacie, mailowo lub telefonicznie. To bardzo istotne. Twoi pracownicy muszą wiedzieć, że mają się do kogo zwrócić ze swoimi wątpliwościami. Dzięki temu chętniej będą pracować na system i czerpać korzyści z kolejnych funkcji.

Ważne jest też, żeby sami - bez pośredników w postaci Twojej osoby - zgłaszali nieprawidłowości. To znacznie skraca czas zdiagnozowania i rozwiązania ewentualnego problemu.

To tyle jeśli chodzi o wstępne działania, zanim na dobre przysiądziesz do systemu i zaczniesz wprowadzać pierwsze dane. 

W kolejnym artykule podpowiemy, które moduły aktywować jako pierwsze i z jakimi funkcjami warto od razu zacząć pracować.