Sylwia Cerecka, 2022-03-18
Standardowo porządki zaczynamy od tego, że wyrzucamy wszystko co stare i niepotrzebne, omiatamy zakurzone kąty, układamy, sortujemy, a na koniec kupujemy świeży bukiet kwiatów do wazonu.
A jak to się robi w systemie CRM? Niech plan działania będzie taki sam - wyrzucić wszystko co niepotrzebne, odkurzyć stare sprawy, poukładać dane, a na koniec sprezentować sobie coś nowego i voila!
Poniżej mamy dla Was kilka wskazówek od czego zacząć
Ile razy robiąc porządki w domu lub w szafie, natkniesz się na rzeczy, których nie używasz latami i tylko zalegają, zajmując miejsce innym? W Twoim CRMie może być podobnie. Dlatego sprawdź i pozbądź się danych, które zajmują niepotrzebnie Twoją przestrzeń dyskową.
Jeśli nie musisz trzymać w bazie klientów, z którymi już nie współpracujesz, to tego nie rób i po prostu ich usuń. Nie ma potrzeby, by zajmowali miejsce potencjalnym nowym. Wejdź w swoją zakładkę CRM i po statusie wyszukaj wszystkich klientów nieaktywnych/niepłacących, jednym słowem takich, z którymi współpraca dawno się już zakończyła, zaznacz checkbox przy nagłówku Nazwa klienta i jednym kliknięciem ich usuń. Możesz do tego też użyć kolumny Ostatnia aktywność na liście klientów. Po prostu kliknij w nagłówek, a system posortuje klientów od tych najbardziej aktywnych, do najmniej. Dzięki temu będziesz wiedzieć, z którymi już dawno nie masz kontaktu. Pamiętaj tylko, że kolumna Ostatnia aktywność będzie przydatna o ile korzystasz w Sugesterze z modułu VOIP oraz z maili.
No właśnie, i jeszcze maile. Tutaj zrób to samo.Jeśli nie usuwasz od razu maili typu spam czy testowych, a tylko je archiwizujesz, zrób to teraz. Wejdź w swój inbox, kliknij z listy po lewej stronie Wszystkie, przejdź do “wyszukiwania zaawansowanego”, wybierz w dostępnych filtrach np. Status “rozwiązane” i typ posta “email”. Wyniki wyszukiwania możesz zarchiwizować jednym kliknięciem, analogicznie jak w przypadku klientów. I już pierwszy etap porządków zakończony.
Jeśli Twoja baza klientów rośnie nienaturalnie szybko, a Ty nie wiesz czemu tak się dzieje, sprawdź czy nie masz włączonej tej funkcji. Za jej sprawą każdorazowe wysłanie maila na adres, którego nie ma w CRMie powoduje, że taki adres email się dodaje jako nowy klient. Oczywiście, jeśli takie działanie jest zamierzone, to w porządku, natomiast jeśli w inny sposób budujesz swoją bazę klientów, to wyłącz tą opcję w Konfiguracji Helpdesku.
Wejdź w pliki w Sugesterze i sprawdź czy nie zalegają tam niepotrzebne grafiki, zrzuty ekranów, drafty umów, z których nie korzystasz. Jednym słowem wszystko, co już jest nieaktualne na ten moment. Jeśli nie korzystasz z folderów, tylko wszystko masz wrzucone w jeden, to jest to dobry moment, by dodać nowe foldery, podfoldery i uporządkować pliki.
Myślisz, że takich nie masz? Na pewno się znajdą. Albo przeterminowane, albo już nieaktualne, albo takie należące do pracownika, którego już nie ma w firmie. Warto to sprawdzić. Z pomocą przyjdzie Ci lista zadań. Wejdź na listę zadań, pole “do przydzielenia” pozostaw puste, a następnie kliknij w nagłówek kolumny “Termin wykonania”. System pokaże Ci wszystkie zadania całego zespołu począwszy od tych najstarszych, do najnowszych. Tak samo możesz wyszukać zadania osób, których już w firmie nie ma. Użyj do tego już wspomnianego pola “przydzielone do”. A potem, jak w przypadku maili i klientów, zaznacz checkbox i jednym kliknięciem usuń te zadania.
W zakładce “oczekujące” w Twoim inboxie mogą czekać niezałatwione sprawy. Czekać, ale na co? Sprawdź jak długo je już przekładasz i czy są jeszcze aktualne. Jeśli tak, przejdź do karty klienta, przypomnij sobie czego dotyczyły i jak najszybciej odpisz. A jeżeli się okaże, że “wiszą” tu sprawy, których termin ważności dawno minął, po prostu je zarchiwizuj.
Tak jak układasz rzeczy w szafie, tak samo poukładaj sobie klientów w CRMie. Zanim jednak zaczniesz układać dane na “półkach” wg odpowiedniego klucza, zacznij od sprawdzenia czy w bazie nie ma zdublowanych rekordów. Jeśli są, użyj funkcji do łączenia klientów. Zaznacz checkboxy wszystkich zdublowanych rekordów, a potem kliknij “połącz”. Wybierz, który z rekordów jest nadrzędny, a system połączy wszystkie duble w jednego klienta. Od tej pory ważne informacje będą w jednym miejscu, a Ty dodatkowo zyskasz przestrzeń w swoim CRMie na nowych klientów.
Teraz możesz już układać. Dla przypomnienia - statusów używaj np. na określenie na jakim etapie współpracy jesteś z klientem - kontakt, negocjacje, wysłana oferta, płacący - dzięki temu będziesz mieć jasne informacje jaki jest procent konwersji (graficznie zobaczysz to na lejku sprzedażowym) i na którym etapie trzeba popracować nad usprawnieniami.
Działy - używaj ich, by odwzorować strukturę departamentów w swojej firmie. Jeśli prowadzisz np sprzedaż, możesz użyć działów do rozdzielenia obszarów sprzedaży ze względu na lokalizację, produkt i inne.
Kategorie - możesz ich użyć, by określić ważność klientów np. Klienci VIP, możesz też za pomocą kategorii podzielić swoją bazę na partnerów, dystrybutorów, dostawców i klientów. Wszystko zależy od Twoich potrzeb i profilu działalności.
I na koniec tagi - możesz ich użyć, by zapisać dodatkowe, ważne dla ciebie informacje o klientach np. lokalizację, grupę wiekową, branżę czy źródło pozyskania. Korzyści z korzystania z tagów jest wiele - nie dość, że stworzysz w bazie dodatkowe segmenty, łatwiej Ci będzie wyszukać i przeanalizować konkretną grupę, to jeszcze tagi wykorzystasz do stworzenia listy odbiorców i wysłania kampanii mailingowej.
Teraz kiedy masz już wszystko uporządkowane, możesz zrobić coś dla siebie :) Na początek - włącz wirtualnego asystenta, który będzie zarządzał Twoją korespondencją. To świetne rozwiązanie dla zabieganych i dla tych, którzy tracą mnóstwo czasu na procesowanie maili. Asystent maili w Sugesterze został stworzony z myślą o tych pracownikach lub np członkach zarządu, którzy nie mają czasu zajmować się całą swoją korespondencją. W zależności od ustawień, których dokonasz w Konfiguracji poczty, system będzie wszystkie maile od nieznanych Ci odbiorców lub w ogóle wszystkie maile adresowane do Ciebie, przesyłał do ogólnego folderu “do przydzielenia”. Dzięki temu tylko naprawdę pilne sprawy trafią do Ciebie, resztą zajmą się Twoi współpracownicy.
Włącz dodatkowy moduł
Teraz to już naprawdę koniec. Wszystko jest na swoim miejscu, odświeżone i przejrzyste. To może w nagrodę pozwolić sobie na coś nowego w Twoim Sugesterze? Np nowy moduł, do którego już jakiś czas się przymierzasz. Zanim jednak go aktywujesz, zastanów się dobrze czego Ci brakuje i jak chcesz wzbogacić proces w Twojej firmie? Może będzie to mailing? Nauczysz się z Sugesterem tworzyć, analizować i reagować na kampanie mailingowe. A może baza wiedzy? Możesz zacząć od uporządkowania procesu wewnątrz firmy i stworzyć krótkie instrukcje co i jak dla swoich pracowników, a potem pójść dalej i za pomocą naszej bazy wiedzy zrobić takie know-how dla swoich klientów. A czat? Używasz już czatu? Jeśli masz wolną chwilę i chcesz ją przeznaczyć na coś rozwojowego, włącz czat i daj się bliżej poznać swoim przyszłym i obecnym klientom. Możesz zacząć małymi krokami, od konsultacji raz w tygodniu, a potem zdecydujesz co dalej.
I naprawdę już na koniec
…kawa, zrób sobie po prostu dobrą kawę i ciesz się wiosennymi zmianami :)