Wiesz czym są szablony dokumentów i jak z nich korzystać?

Jeśli prowadzisz własny biznes, to na pewno nie raz potrzebujesz wysłać do klienta umowę lub ofertę. Być może korzystasz z programów dedykowanych do generowania dokumentów lub przygotowujesz dokumenty na przykład w google docs.

A czy wiesz, że mając konto w Sugesterze, możesz tworzyć różne dokumenty, do których dane będą się wczytywały z systemu same? Jak? Dowiesz się z tego artykułu

Co znajdziesz w tym artykule:

1. Co to jest własny szablon wydruku (szablon dokumentu)
2. Dlaczego szablony dokumentów są ważne w obsłudze klientów i sprzedaży
3. Jak wygląda szablon dokumentu w Sugesterze
4. Jak tworzyć szablony dokumentów

Czym jest własny szablon dokumentu w Sugesterze (własny szablon wydruku)

Własny szablon wydruku to rodzaj dokumentu w Sugesterze, który możesz stworzyć od początku do końca, dostosowując go do swoich potrzeb. 

Własne szablony są dostępne dla klientów, interesów oraz projektów. Zostały stworzone z myślą o tych, którzy chcą w łatwy sposób generować dokumenty potrzebne do obsługi klienta lub sprzedaży (umowy, oferty, prospekty) i chcą mieć to wszystko zapisane w CRMie.

Szablon tworzysz własnoręcznie, używając formatu HTML oraz dostępnych w systemie zmiennych. Dzięki temu dostajesz dokument, który zawiera dokładnie te dane, jakich potrzebujesz.

Dlaczego szablony dokumentów są ważne w obsłudze klientów i sprzedaży

Dzięki własnym szablonom wydruku jesteś w stanie wygenerować w Sugesterze dokument, wizualnie nawiązujący do wizerunku Twojej marki, w którym dane uzupełniają się automatycznie informacjami z karty klienta lub interesu.

Zobacz też: Jak budować identyfikację wizualną marki za pomocą Sugestera?

Za pomocą szablonów wydruku możesz:

1. Przygotować umowę dla klienta

Jeśli podstawą do współpracy z klientem jest u Ciebie umowa, to właśnie za pomocą własnego szablonu wydruku możesz przygotować dla swojego klienta niezbędne dokumenty. Szablon tworzysz z poziomu karty klienta.

• Szablon tworzysz w HTML, masz też do dyspozycji zmienne, które możesz umieścić w szablonie, a przy generowniu dokumentu, na ich miejsce zostaną automatycznie wczytane dane z pól odpowiadających tym zmiennym na karcie klienta
• Nie musisz ręcznie uzupełniać danych takich jak data, nazwa klienta, czas obowiązywania umowy itd, bo wszystkie te informacje system uzupełni za Ciebie (za pomocą zmiennych właśnie)
• Korzystając z szablonów dokumentów optymalizujesz proces tworzenia, zarządzania i monitorowania dokumentów, dzięki czemu oszczędzasz czas, ale też wprowadzasz spójność w obiegu dokumentów w Twojej firmie
• Każda wygenerowana w systemie umowa zapisuje się na karcie klienta w sekcji “Dokumenty”. Z tego poziomu możesz monitorować na przykład kiedy umowa została podpisana lub kiedy wygasa
• Przechowując umowy klientów w CRMie, zapewniasz sobie i klientom bezpieczeństwo danych

Zobacz też: 6 sposobów na zabezpieczenie danych w Twoim systemie CRM

2. Wygenerować ofertę sprzedażową

Dokładnie w ten sam sposób, co umowę, możesz stworzyć ofertę dla klienta. Jedyne, o czym musisz pamiętać, to że wszelkiego rodzaju oferty tworzymy z poziomu interesu przypisanego do klienta, bo to interesy odpowiadają w Sugesterze za obsługę procesu sprzedażowego.

Zobacz też: Interesy w Sugesterze - nasz sposób na zarządzanie Twoim procesem sprzedaży

• Możesz przygotować kilka różnych ofert, dla różnych działów sprzedażowych, dotyczących różnych produktów i usług
• Tutaj także używasz dostępnych zmiennych, dzięki którym w momencie generowania dokumentu, system automatycznie wczyta do oferty dane z wybranych pól w interesie. Na przykład zamiast wpisywać ręcznie kwotę oferty użyjesz zmiennej {{price}}, by system automatycznie dodał wartość do dokumentu.
• Każdy z użytkowników może jednym kliknięciem wygenerować ofertę, bez uzupełniania danych ręcznie
• W ofercie możesz umieścić wszystkie dane, jakie masz zawarte na karcie interesu, łącznie z danymi z pól własnych
• Ofertę możesz od razu wysłać do klienta. Wystarczy kliknąć “wyślij dokument”, by system przekierował cię do okna nowego maila z uzupełnionym adresem odbiorcy i wklejonym w treść maila linkiem do oferty

3. Zaadresować tradycyjną korespondencję

Jeśli wysyłasz korespondencję tradycyjnie pocztą, możesz przyspieszyć pracę z adresowaniem kopert i stworzyć kolejny szablon wydruku.

Tym razem szablon przygotowujemy dla listy klientów, dlatego jego tworzenie zaczynamy, klikając w ikonę drukarki na liście klientów, a nie jak w przypadku umowy, na karcie klienta.

Procedura jest taka sama jak przy wyżej opisanych dokumentach - tworzysz szablon w HTML, dodajesz w nim zmienne i gotowe. W tym przypadku wystarczy użyć danych adresowych nadawcy i odbiorcy -czyli Twoich i Twojego klienta.

4. Przygotować własny raport sprzedaży

Jeśli potrzebujesz monitorować dane, dla których nie mamy w systemie raportu, możesz przygotować sobie swój własny raport.

• Raport możesz przygotować zarówno dla klientów, interesów, jak i projektów
• Możesz stworzyć niestandardowy raport, wybierając te pola, z których dane chcesz w nim uwzględnić
• Raport tworzysz w postaci tabeli, którą potem możesz łatwo wydrukować lub pobrać.
• W tabeli zestawiasz te dane, które chcesz śledzić.możesz połączyć dane z klientów i interesów
• Ponieważ raport tworzysz w HTML i używasz zmiennych, to dane z wybranych pól pobierają się do raportu automatycznie 
• Dane w raporcie generują się za każdym razem, kiedy wchodzisz w raport

5. Wzmocnić tożsamość wizualną marki

Dzięki spójnym dokumentom wzmacniasz tożsamość wizualną swojej marki. Wysyłając klientowi umowę z Twoim logo lub w kolorystyce spójnej z kolorami Twojej marki, tworzysz pozytywne skojarzenia u klienta oraz lepiej zapadasz w pamięć jako firma.

Korzystając z szablonów wydruku w Sugesterze, możesz za pomocą stylów CSS dopasować wizualnie każdy dokument do swoich wymogów.

Możesz zmienić tło, dodać logo, zmienić czcionkę, dodać grafikę oraz wszystkie te elementy, które budują tożsamość wizualną Twojej marki.

Jak wygląda szablon dokumentu w Sugesterze

W zależności od tego, do czego wykorzystasz szablony wydruku, Twój dokument może wyglądać tak:

Tak

Lub tak

Stworzone szablony znajdziesz, rozwijając ikonę drukarki na karcie interesu, klienta lub projektu. Klikając w nazwę szablonu, widzisz jak dokument będzie się prezentował do druku. Możesz też go pobrać, edytować lub zapisać do dokumentów w systemie.

Jeśli zapisujesz umowę czy ofertę do dokumentów, możesz dodatkowo uzupełnić od kiedy do kiedy ważny jest dokument, z kim się kontaktować w jego sprawie (kontakt od klienta), a nawet możesz podpiąć go pod mail, w którym klient poprosił o jego wysłanie. 

Dzięki temu tworzysz pełną historię na temat umów i ofert w Twojej firmie.

Gdzie znaleźć wygenerowane dokumenty?

Po wejściu na kartę klienta w sekcji “Dokumenty” widzisz wszystkie szablony wydruku - umowy, oferty itd, które generowałeś dla danego klienta.

Jak tworzyć szablony dokumentów

Aby stworzyć szablon dokumentu, rozwiń strzałkę przy ikonie drukarki, będąc na karcie klienta, interesu czy projektu (jeśli chcesz zrobić adresowanie kopert lub raport, szukaj ikony drukarki na liście interesów, klientów lub projektów) i wybierz Dodaj własny szablon wydruku.

Następnie wystarczy wykonać kilka kroków (piszemy o nich w skrócie, bo pełny opis jak to zrobić znajdziesz w naszej bazie wiedzy):

• Dodaj nazwę swojego dokumentu. Najlepiej taką, żeby od razu było wiadomo czego szablon dotyczy, bez wchodzenia w jego podgląd
• Wpisz treść szablonu. W miejscach takich jak daty, wartości, nazwy - użyj zmiennych, żeby system automatycznie zaczytywał odpowiednie dla danego klienta czy oferty dane

• Listę dostępnych zmiennych znajdziesz klikając “więcej opcji” (pierwsze na liście są zmienne dla klientów, następnie dla interesów)

• Ustaw orientację dokumentu oraz marginesy
• Dodaj kod CSS, żeby dokument współgrał wizualnie z Twoją marką

• Na koniec zapisz zmiany

Korzystanie z szablonów dokumentów w Sugesterze wiele ułatwia. Nie tylko oszczędzasz Twój czas, ale też usprawnia proces obsługi oraz ułatwia monitorowanie przebiegu prac.

Nie obawiaj się, że dokumenty są tworzone w HTML. Nawet jeśli nie jesteś w tym biegły, to masz pod ręką szablony oraz listę zmiennych, które wystarczy wkleić do dokumentu.

A jeśli chcesz zgłębić temat szablonów dokumentów, zajrzyj do naszej bazy wiedzy.