Szablon dokumentu to gotowy układ umowy, oferty, pisma albo raportu, w którym stałe elementy (logo, nagłówki, klauzule, układ tabel) są przygotowane raz, a zmienne dane (nazwa klienta, data, kwota, zakres) wczytują się automatycznie z systemu albo wpisuje się je w wyznaczone pola. Dzięki temu dokument powstaje w minutę, zawsze wygląda tak samo i nie ma w nim błędów z kopiowania danych.
W tym artykule pokazujemy, jak tworzyć takie szablony w Sugesterze: od zrozumienia, czym jest własny szablon wydruku, przez przykłady zastosowań, po instrukcję krok po kroku. Jeśli nie znasz HTML, w naszej bazie wiedzy są gotowe wzory umów i ofert do skopiowania.
Co znajdziesz w tym artykule:
Własny szablon wydruku to rodzaj dokumentu w Sugesterze, który możesz stworzyć od początku do końca, dostosowując go do swoich potrzeb.
Własne szablony są dostępne dla klientów, interesów oraz projektów. Zostały stworzone z myślą o tych, którzy chcą w łatwy sposób generować dokumenty potrzebne do obsługi klienta lub sprzedaży (umowy, oferty, prospekty) i chcą mieć to wszystko zapisane w CRMie.
Szablon tworzysz własnoręcznie, używając formatu HTML oraz dostępnych w systemie zmiennych. Dzięki temu dostajesz dokument, który zawiera dokładnie te dane, jakich potrzebujesz.
Dzięki własnym szablonom wydruku jesteś w stanie wygenerować w Sugesterze dokument, wizualnie nawiązujący do wizerunku Twojej marki, w którym dane uzupełniają się automatycznie informacjami z karty klienta lub interesu.
Zobacz też: Jak budować identyfikację wizualną marki za pomocą Sugestera?
Za pomocą szablonów wydruku możesz:
Jeśli podstawą do współpracy z klientem jest u Ciebie umowa, to właśnie za pomocą własnego szablonu wydruku możesz przygotować dla swojego klienta niezbędne dokumenty. Szablon tworzysz z poziomu karty klienta.
Zobacz też: 6 sposobów na zabezpieczenie danych w Twoim systemie CRM
Dokładnie w ten sam sposób, co umowę, możesz stworzyć ofertę dla klienta. Jedyne, o czym musisz pamiętać, to że wszelkiego rodzaju oferty tworzymy z poziomu interesu przypisanego do klienta, bo to interesy odpowiadają w Sugesterze za obsługę procesu sprzedażowego.
Zobacz też: Interesy w Sugesterze - nasz sposób na zarządzanie Twoim procesem sprzedaży
Jeśli wysyłasz korespondencję tradycyjnie pocztą, możesz przyspieszyć pracę z adresowaniem kopert i stworzyć kolejny szablon wydruku.
Tym razem szablon przygotowujemy dla listy klientów, dlatego jego tworzenie zaczynamy, klikając w ikonę drukarki na liście klientów, a nie jak w przypadku umowy, na karcie klienta.
Procedura jest taka sama jak przy wyżej opisanych dokumentach - tworzysz szablon w HTML, dodajesz w nim zmienne i gotowe. W tym przypadku wystarczy użyć danych adresowych nadawcy i odbiorcy -czyli Twoich i Twojego klienta.
Jeśli potrzebujesz monitorować dane, dla których nie mamy w systemie raportu, możesz przygotować sobie swój własny raport.
Dzięki spójnym dokumentom wzmacniasz tożsamość wizualną swojej marki. Wysyłając klientowi umowę z Twoim logo lub w kolorystyce spójnej z kolorami Twojej marki, tworzysz pozytywne skojarzenia u klienta oraz lepiej zapadasz w pamięć jako firma.
Korzystając z szablonów wydruku w Sugesterze, możesz za pomocą stylów CSS dopasować wizualnie każdy dokument do swoich wymogów.
Możesz zmienić tło, dodać logo, zmienić czcionkę, dodać grafikę oraz wszystkie te elementy, które budują tożsamość wizualną Twojej marki.
W zależności od tego, do czego wykorzystasz szablony wydruku, Twój dokument może wyglądać tak:
Tak
Lub tak
Stworzone szablony znajdziesz, rozwijając ikonę drukarki na karcie interesu, klienta lub projektu. Klikając w nazwę szablonu, widzisz jak dokument będzie się prezentował do druku. Możesz też go pobrać, edytować lub zapisać do dokumentów w systemie.
Jeśli zapisujesz umowę czy ofertę do dokumentów, możesz dodatkowo uzupełnić od kiedy do kiedy ważny jest dokument, z kim się kontaktować w jego sprawie (kontakt od klienta), a nawet możesz podpiąć go pod mail, w którym klient poprosił o jego wysłanie.
Dzięki temu tworzysz pełną historię na temat umów i ofert w Twojej firmie.
Gdzie znaleźć wygenerowane dokumenty?
Po wejściu na kartę klienta w sekcji “Dokumenty” widzisz wszystkie szablony wydruku - umowy, oferty itd, które generowałeś dla danego klienta.
Aby stworzyć szablon dokumentu, rozwiń strzałkę przy ikonie drukarki, będąc na karcie klienta, interesu czy projektu (jeśli chcesz zrobić adresowanie kopert lub raport, szukaj ikony drukarki na liście interesów, klientów lub projektów) i wybierz Dodaj własny szablon wydruku.
Następnie wystarczy wykonać kilka kroków (piszemy o nich w skrócie, bo pełny opis jak to zrobić znajdziesz w naszej bazie wiedzy):
Korzystanie z szablonów dokumentów w Sugesterze wiele ułatwia. Nie tylko oszczędzasz Twój czas, ale też usprawnia proces obsługi oraz ułatwia monitorowanie przebiegu prac.
Nie obawiaj się, że dokumenty są tworzone w HTML. Nawet jeśli nie jesteś w tym biegły, to masz pod ręką szablony oraz listę zmiennych, które wystarczy wkleić do dokumentu.
Wygenerowane dokumenty zapisują się przy karcie klienta, razem z innymi plikami, zobacz zarządzanie dokumentami w Sugesterze. A jeśli chcesz zgłębić temat szablonów dokumentów, zajrzyj do naszej bazy wiedzy.
To gotowy układ dokumentu ze stałymi elementami, jak logo, nagłówki i klauzule, oraz polami na zmienne dane, które wpisujesz raz albo które wczytują się z systemu.
Umowy, oferty, protokoły, pisma do klientów, raporty sprzedaży i wszystko, co wysyłasz częściej niż raz w miesiącu w podobnej formie.
Nie. W bazie wiedzy Sugestera są gotowe szablony umów i ofert z pełnym kodem, wystarczy je skopiować i podmienić treść.
Z pól karty klienta, interesu lub projektu. W szablonie wstawiasz zmienne, a przy generowaniu dokumentu system podstawia w ich miejsce aktualne dane.
Najlepiej przy karcie klienta w CRM, razem z korespondencją. W Sugesterze dokumenty zapisują się w chmurze przy kliencie, więc cały zespół ma do nich dostęp.
