Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma teleinformatyczna umożliwiająca wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. W chwili obecnej korzystanie z systemu jest dobrowolne, ale wkrótce najprawdopodobniej stanie się obligatoryjne. Co to oznacza dla polskich przedsiębiorców? Już tłumaczymy.

Krajowy System e-Faktur zaczął działać z początkiem 2022 roku. W tym roku korzystanie z oprogramowania będzie jeszcze dobrowolne. Na stałe, decyzją delegacyjną Komisji Europejskiej, wejdzie do rzeczywistości polskich przedsiębiorców na początku 2024. 

Faktura ustrukturyzowana – co to jest?

Faktura ustrukturyzowana to termin znany już wielu polskim przedsiębiorcom. To specjalny format faktury elektronicznej, który zawiera konkretne, określone w przepisach, dane. Zapisuje się ją w specjalnym formacie elektronicznym. W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur jest to XML zgodny ze strukturą logiczną e-faktury opublikowanej w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych CRWDE na platformie ePUAP.

Taki format pozwala na odczytywanie oraz przetwarzanie danych zawartych na dokumencie, np. dane kontrahentów czy dane wystawienia. Informacje te są zapisane w formie znaczników, które nie są czytelne dla człowieka.

Może je zatem przetworzyć i odczytać program księgowy obsługujący dany format. Dzięki temu można przekazywać dane z dokumentów księgowych pomiędzy programami automatycznie, bez zaangażowania człowieka. Docelowo ma to ułatwić codzienność przedsiębiorców.

Obecnie przekazywanie faktur ustrukturyzowanych za pomocą systemu teleinformatycznego KSeF jest dobrowolne. Od 2024 roku ma stać się obowiązkowe. Dokumentom przypisze się specjalne numery identyfikujące.

Zalety faktur ustrukturyzowanych

Ministerstwo Finansów podaje szereg zalet stosowanie faktur ustrukturyzowanych. Chodzi między innymi o łatwiejsze porównanie faktur (z racji tego, że zostaną ujednolicone), mniejsze koszty obsługi księgowej, mniejsze ryzyko pomyłek, większe możliwości zamówień na terenie Unii Europejskiej czy lepszą efektywność pracy z powodu automatycznego księgowania.

Więcej o zaletach faktur ustrukturyzowanych, a konkretnie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur znajdziesz w kompendium wiedzy o KSeF na stronie internetowej Fakturownia.pl.

Krajowy System e-Faktur – jak z niego korzystać?

Korzystanie z KSeF możliwe jest na dwa sposoby. Pierwszy z nich to zastosowanie darmowej aplikacji, która została stworzona przez Ministerstwo Finansów. Druga możliwość do wykorzystania specjalnych narzędzi do rozliczeń podatkowo-księgowych. Przykładem może być integracja Fakturowni z Krajowym Systemem e-Faktur. Dowiedz się więcej o działaniu tej funkcjonalności.

Sprawdź także: Kto może korzystać z KSeF? Te i wiele innych szczegółów na temat rządowej platformy teleinformatycznej znajdziesz na blogu Fakturownia.pl

Integracja Fakturownia.pl z Krajowym Systemem e-Faktur

Za pomocą integracji oferowanej przez system do fakturowania Fakturownia.pl możesz wyeksportować swoje faktury do formatu zgodnego z KSeF. Potem zostaje Ci już tylko zaimportować go do systemu rządowego. Przed przystąpieniem do eksportu sprawdź, czy wypełniłeś na fakturze wszystkie odpowiednie pola. Ich listę oraz pozostałe wskazówki instruktażowe znajdziesz we wpisie w Bazie Wiedzy systemu do fakturowania Fakturownia.pl.

Docelowo klienci Fakturownia.pl będą mogli wysyłać swoje dokumenty do KSeF bezpośrednio z systemu. 

KSeF - czy bardzo zmieni codzienność przedsiębiorców?

Trudno jednoznacznie określić, czy obowiązek korzystania z KSeF zmieni rzeczywistość polskich firm. Z pewnością trzeba będzie uważać na ryzyko popełnienia błędów - wysłana faktura do KSeF nie będzie mogła być już edytowana. Z drugiej strony Ministerstwo Finansów zapewnia, że nowe rozwiązanie niesie za sobą szereg korzyści. Jak będzie w rzeczywistości - czas pokaże. 

Sprawdź także: Faktury ustrukturyzowane (e-faktury) - 10 rzeczy, które musisz o nich wiedzieć (fakturownia.pl)