Mimo że w sieci dostępnych jest sporo artykułów dotyczących tego, jak przygotować mailing, żeby nie wpadł do spamu, to i tak zauważyliśmy, że szczególnie często pojawiają się problemy związane zwłaszcza z poprawnym przygotowaniem samego maila oraz listy odbiorców. 

Poniżej mamy dla Ciebie kilka super ważnych zasad i porad co robić, a czego absolutnie unikać przy tworzeniu wiadomości email do mailingu.

Zobacz też: Jak przygotować dobry mailing, by nie trafił do spamu?

O czym należy zawsze pamiętać, przygotowując mail do wysyłki

Top 3 zasady:

1. Ustaw rekordy SPF, DKIM i Dmarc, by Twój mail nie trafił do spamu lub nie został odrzucony przez serwery odbiorcze. To absolutne must have przy wysyłce wiadomości (jeśli nie orientujesz się czym są te rekordy i czy należy je ustawić, przeczytaj nasz artykuł Jak polepszyć dostarczalność maili, czyli o ustawieniach SPF i DKIM dla swojego serwera pocztowego).

2. Zaktualizuj listę odbiorców. Sprawdź czy nie ma w niej literówek, powtórzonych adresów lub innych błędów, które wpłyną na dostarczalność Twojego mailingu, np. adresy bez @, bez .pl czy .com (kontakt@sugester) i in.

Jeśli mimo wszystko wyślesz mailing, w którym zdarzą się błędy w adresach mailowych, w Sugesterze wszystkie błędy znajdziesz w Raporcie błędów w kampanii mailingowej.

3. Korzystaj z mail-tester.com do sprawdzenia poprawności maila. W zasadzie ten punkt, biorąc pod uwagę kolejność przygotowania maila, powinien znaleźć się na końcu listy, ale jest on na tyle ważny, że zdecydowaliśmy się go umieścić na samej górze.

Dzięki mail-tester sprawdzisz jak Twój mail będzie odebrany przez serwery odbiorcze. Przed ostateczną wysyłką sprawdź czy w Twojej wiadomości nie ma błędów, popsutych linków, spamowych treści itd. Wystarczy, że w Kampanii mailingowej w Sugesterze użyjesz opcji Testuj i wyślesz swój mail na adres podany w mail-testerze. Wynik, jaki uzyskasz pokaże Ci czy Twoja wiadomość jest dobra, czy wymaga poprawek.

​

Pamiętaj też o tych zasadach przy tworzeniu maila:

4. Wysyłaj wiadomość w formacie html+tekst. Jeśli nie wiesz jak to zrobić, to wklej w wiadomość “czysty” tekst i sformatuj go dopiero przy użyciu dostępnego edytora w systemie do wysyłki mailingu

5. Zliczanie otwarć i klików - używać czy nie? Filtry antyspamowe nie lubią tych funkcji. Systemy weryfikacji maili cały czas się zmieniają. Kiedyś zliczanie klików było bardzo porządane, ale po jakimś czasie odbiorcy zdecydowali, że nie chcą takich maili. Dlatego przed wysyłką zdecyduj czy chcesz ich użyć

6. Sprawdź zawarte w mailu linki. Jeśli wysyłasz mail zawierający linki, upewnij się, że są one aktywne i poprawnie się otwierają. Pamiętaj jednak, że filtry antyspamowe nie lubią zbyt dużej liczby linków w wiadomości

7. Mieszaj tekst z obrazkami (60/40), filtry antyspamowe nie lubią krótkich wiadomości. Nie przesadź jednak w drugą stronę - zbyt długie maile będą nieczytelne lub nużące dla Twojego odbiorcy. Obrazków też nie powinno być zbyt dużo. Najlepiej sprawdzi się 60% tekstu i 40% obrazków

8. Linkuj obrazki z zewnętrznego źródła, zamiast dodawać je jako pliki z katalogu na komputerze. Będą wyglądać tak samo, ale mailing będzie lżejszy. 

9. Tytuł. Poświęć mu szczególną uwagę. Powinien być chwytliwy, ale też nawiązujący do treści wiadomości. Nie ma nic gorszego niż próba “oszukania” odbiorcy i dodawanie tytułu, który jest nie na temat. W ten sposób możesz szybko stracić zaufanie swoich klientów

10. Nawiązuj do kolorów i grafik Twojej firmy. Jeśli zaczniesz używać np. krzykliwych kolorów lub niespójnych z Twoim profilem grafik, odbiorca może Cię nie rozpoznać, źle zrozumieć i oznaczyć jako spam.

Czego nigdy nie robić, przygotowując mail do wysyłki?

1. Nie wysyłaj “ciężkich” wiadomości. Nie lubią tego ani filtry antyspamowe, ani serwery odbiorców - mogą zablokować taką wiadomość. Im cięższa wiadomość, tym mniejsza szansa, że trafi do odbiorcy. Na wagę maila składają się wszystkie jego elementy tekstowe i graficzne takie jak tytuł, treść, grafiki czy załączniki. Najlepiej jeśli wiadomość ma do 50 kb 

2. Nie używaj w tytule tych znaków - dużych liter ani potrójnych wykrzykników (!!!) czy znaków zapytania (???). Spamerzy często używali takich zabiegów, dlatego filtry są na to wyczulone. Nie umieszczaj też słów typu: promocja, za darmo, sex i innych wrażliwych słów kluczowych sklasyfikowanych jako spam

3. Nie kupuj baz odbiorców z niesprawdzonych źródeł. Narobisz sobie tym więcej szkód niż przyniesiesz korzyści. Po pierwsze zniszczysz swoją reputację jako nadawca i będziesz mieć problem nie tylko z wysyłką kampanii, ale też z każdym pojedynczym mailem do klienta. Po drugie system do wysyłki mailingu, z którego korzystasz, szybko zablokuje Twoją kampanię, gdy tylko filtry antyspamowe wyczują bazę odbiorców ze zbyt dużą ilością błędnych adresów. Nikt przecież nie lubi spamerów. I kolejna sprawa - Rodo. Ktoś może Cię pociągnąć do odpowiedzialności za bezprawne wysyłanie mu niechcianych wiadomości

4. Nie używaj Re: i FWD: w tytule wiadomości - fałszywe kreowanie ciągłości korespondencji to typowe działanie spamerskie

5. Nie korzystaj z noreply@, na który odbiorcy nie mogą odpisać. Część filtrów antyspamowych bada spójność adresu nadawcy z adresem, na który można odpowiedzieć, dlatego najlepiej, żeby był to ten sam adres e-mail

6. Nie wysyłaj mailingu ze skrzynek typu gmail, onet itd - z takich łatwo dostępnych adresów spamerzy często wysyłają spam. Najlepiej wysyłać mailing ze skrzynki firmowej, we własnej domenie 

7. Nie ukrywaj linku unsubscribe w wiadomości - prawo do wypisania się z listy ma każdy z odbiorców. Jeśli będziesz na siłę go tego prawa pozbawiać, zacznie być podejrzliwy co do Twoich zamiarów, a w efekcie w ogóle nie będzie chciał mieć z Tobą kontaktu.

Tym bardziej, że w myśl zmian jakie Google wprowadził od 1 czerwca 2024 dla nadawców wysyłających ponad 5000 maili dziennie na Gmail, wypisanie się z mailingu powinno być tak samo łatwe jak zapisanie. Oznacza to, że nadawcy maili marketingowych, spełniający wyżej podany limit muszą udostępnić wypisanie z subskrypcji jednym kliknięciem (więcej na temat aktualnych zasad unsubscribe w Google znajdziesz tutaj).

Co jeszcze warto?

• W mailach z grafiką umieszczać tekst alternatywny. Co to takiego? To taki tekst “zastępczy”, który się wyświetla w mailu zanim grafika zostanie pobrana. Większość programów pocztowych nie pobiera automatycznie grafik w mailu, dlatego żeby zaintrygować odbiorcę i skłonić go do pobrania grafiki warto zamieścić przyciągający uwagę tekst alternatywny np. odnoszący się do oferty, którą chcesz przedstawić. 
• Wysyłać “na raty” kilkadziesiąt maili do jednej firmy z tego samego adresu mailowego. Najlepiej zrobić parę dni przerwy między jedną wysyłką, a drugą.

Przygotowanie poprawnego maila, który nie trafi do spamu nie jest czymś skomplikowanym, ale wymaga poświęcenia mu trochę czasu i energii. Dodatkowo, stosując powyższe wskazówki, zwiększasz swoje szanse nie tylko na to, że twój mailing dotrze do odbiorców, ale też że zostanie przez nich dobrze przyjęty. 

Artykuł został zaktualizowany. Po raz pierwszy został opublikowany w 2022 r.