Mimo że w sieci dostępnych jest sporo artykułów dotyczących tego, jak przygotować mailing, żeby nie wpadł do spamu, to i tak zauważyliśmy, że szczególnie często pojawiają się problemy związane zwłaszcza z poprawnym przygotowaniem samego maila oraz listy odbiorców. Dlatego poniżej dajemy kilka wskazówek co robić, a czego absolutnie unikać przy tworzeniu wiadomości email do mailingu.

Zobacz też: Jak przygotować dobry mailing, by nie trafił do spamu?

O czym należy zawsze pamiętać, przygotowując mail do wysyłki

• Przed wysyłką mailingu sprawdź i zaktualizuj swoją listę odbiorców. Sprawdź czy nie ma w niej literówek, powtórzonych adresów lub innych błędów, które wpłyną na dostarczalność Twojego mailingu, np. adresy bez @, bez .pl czy .com (kontakt@sugester) i in.
• Jeśli się znasz na html, to wysyłaj wiadomość w formacie html+tekst. Jeśli nie wiesz jak to zrobić, to wklej w wiadomość “czysty” tekst i sformatuj go dopiero przy użyciu dostępnego edytora w systemie do wysyłki mailingu
• Filtry antyspamowe nie lubią funkcji zliczania otwarć i klików, dlatego zastanów się przed wysyłką, czy na pewno chcesz ich użyć. Systemy weryfikacji maili cały czas się zmieniają. Kiedyś zliczanie klików było bardzo porządane, ale po jakimś czasie odbiorcy zdecydowali, że nie chcą takich maili.
• Jeśli wysyłasz mail zawierający linki, upewnij się, że są one aktywne i poprawnie się otwierają. Pamiętaj jednak, że filtry antyspamowe nie lubią zbyt dużej liczby linków w wiadomości
• Mieszaj tekst z obrazkami, filtry antyspamowe nie lubią krótkich wiadomości. Nie przesadź jednak w drugą stronę - zbyt długie maile będą nieczytelne lub nużące dla Twojego odbiorcy. Złotym środkiem będzie wyważenie i zawarcie w mailu tylko tych informacji, na których Ci zależy. 
• Zamiast dodawać obrazki jako pliki z katalogu na komputerze, warto je podlinkować z zewnętrznego źródła. Będą wyglądać tak samo, ale mailing będzie lżejszy. 
• Nie używaj zbyt wielu obrazków. Rozsądne będzie zachowanie proporcji 60% tekstu i 40% obrazków.
• Szczególną uwagę poświęć na tytuł. Powinien być chwytliwy, ale też nawiązujący do treści wiadomości. Nie ma nic gorszego niż próba “oszukania” odbiorcy i dodawanie tytułu, który jest nie na temat. W ten sposób możesz szybko stracić zaufanie swoich klientów
• Używaj kolorów i grafik, które nawiązują do Twojej identyfikacji wizualnej. Jeśli zaczniesz używać np krzykliwych kolorów lub niespójnych z Twoim profilem grafik, odbiorca może Cię nie rozpoznać, źle zrozumieć i oznaczyć jako spam.
• Ustaw rekordy SPF dla dostawcy, z którego korzystasz przy wysyłce mailingu (jeśli wysyłasz mailing przez serwery Sugestera, ustaw SPF dla Mailguna)

Czego nigdy nie robić, przygotowując mail do wysyłki?

• Nie wysyłaj “ciężkich” wiadomości. Nie lubią tego ani filtry antyspamowe, ani serwery odbiorców - mogą zablokować taką wiadomość. Im cięższa wiadomość, tym mniejsza szansa, że trafi do odbiorcy. Na wagę maila składają się wszystkie jego elementy tekstowe i graficzne takie jak tytuł, treść, grafiki czy załączniki. Najlepiej jeśli wiadomość ma do 50 kb 
• Nie używaj w tytule dużych liter ani potrójnych wykrzykników (!!!) czy znaków zapytania (???) - spamerzy często używali takich zabiegów, dlatego filtry są na to wyczulone
• Nie umieszczaj w tytule słów typu: promocja, za darmo, sex i innych wrażliwych słów kluczowych sklasyfikowanych jako spam
• Kupuj tylko sprawdzone bazy odbiorców. W przeciwnym razie narobisz sobie więcej szkód niż przyniesiesz korzyści. Po pierwsze zniszczysz swoją reputację jako nadawca i będziesz mieć problem nie tylko z wysyłką kampanii, ale też z każdym pojedynczym mailem do klienta. Po drugie system do wysyłki mailingu, z którego korzystasz, szybko zablokuje Twoją kampanię, gdy tylko filtry antyspamowe wyczują bazę odbiorców ze zbyt dużą ilością błędnych adresów. Nikt przecież nie lubi spamerów. I kolejna sprawa - Rodo. Ktoś może Cię pociągnąć do odpowiedzialności za bezprawne wysyłanie mu niechcianych wiadomości
• Nie używaj w tytule wiadomości Re: i FWD: - fałszywe kreowanie ciągłości korespondencji to typowe działanie spamerskie
• Nie korzystaj z adresów, na które odbiorcy nie mogą odpisać jak np noreply@; część filtrów antyspamowych bada spójność adresu nadawcy z adresem, na który można odpowiedzieć, dlatego najlepiej żeby był to ten sam adres e-mail
• Nie wysyłaj mailingu ze skrzynek typu gmail, onet itd - z takich łatwo dostępnych adresów spamerzy często wysyłają spam. Najlepiej wysyłać mailing ze skrzynki firmowej, we własnej domenie 
• Nie ukrywaj linku unsubscribe w wiadomości - prawo do wypisania się z listy ma każdy z odbiorców. Jeśli będziesz na siłę go tego prawa pozbawiać, zacznie być podejrzliwy co do twoich zamiarów, a w efekcie w ogóle nie będzie chciał mieć z Tobą kontaktu

Dobrą praktyką jest…

• W mailach z grafiką umieszczać tekst alternatywny. Co to takiego? To taki tekst “zastępczy”, który się wyświetla w mailu zanim grafika zostanie pobrana. Większość programów pocztowych nie pobiera automatycznie grafik w mailu, dlatego żeby zaintrygować odbiorcę i skłonić go do pobrania grafiki warto zamieścić przyciągający uwagę tekst alternatywny np. odnoszący się do oferty, którą chcesz przedstawić. 
• Przed samą wysyłką kampanii przetestować jak wiadomość będzie wyglądała u odbiorcy. W Sugesterze służy do tego funkcja “Testuj”. Dzięki niej możesz wysłać testowego maila na swój adres mailowy i sprawdzić czy wiadomość dotarła do odbiorcy, jak się wyświetla, czy linki działają poprawnie. 
• Wysyłać “na raty” kilkadziesiąt maili do jednej firmy z tego samego adresu mailowego. Najlepiej zrobić parę dni przerwy między jedną wysyłką, a drugą.

Przygotowanie poprawnego maila, który nie trafi do spamu nie jest czymś skomplikowanym, ale wymaga poświęcenia mu trochę czasu i energii. Dodatkowo, stosując powyższe wskazówki, zwiększasz swoje szanse nie tylko na to, że twój mailing dotrze do odbiorców, ale też że zostanie przez nich dobrze przyjęty.