Blog Sugestera

Witamy Cię na blogu Sugestera! Sprawdź polecane artykuły lub znajdź temat, który Cię interesuje.

Blog Obsługa klienta Zarządzanie firmą

4 przydatne funkcje podczas okresu urlopowego w firmie

Sylwia Cerecka

Sylwia Cerecka, 2022-06-28

Okres wakacyjny to szczególny moment dla biznesu - jedne firmy wyciszają swoją aktywność, inne wchodzą w jej apogeum, jeszcze inne traktują ten czas jak każdy inny w roku. 

Niezmiennie jednak okres wakacyjny to dla wielu firm okres urlopowy, na który pracownicy czekają cały rok. 

Zanim wszyscy na dobre rozjadą się na długo wyczekiwane urlopy, przygotuj zespół na zmiany w organizacji pracy w okresie wakacyjnym. Jeśli zadbasz o dobry przepływ informacji, odpowiedni backup i narzędzia, unikniesz sytuacji, gdzie klient nie dostał odpowiedzi na maila lub oferta nie została sfinalizowana ze względu na chwilowe braki w kadrze.

 

Stwórz kalendarz urlopów 

Możesz wykorzystać kalendarz w Sugesterze, by stworzyć kalendarz urlopów Twoich pracowników. Wystarczy stworzyć nowy dział “Urlopy” i dać do niego dostęp wszystkim pracownikom. Dzięki temu każdy członek zespołu będzie mógł sprawdzić kto i kiedy ma urlop. To znacznie ułatwi planowanie podziału obowiązków.

#Podpowiedź:
Każdy urlop dodaj jako zadanie w dziale “Urlopy” i uzupełnij pola “Rozpoczęcie wykonania” dla początku urlopu oraz “Termin wykonania” dla daty końcowej. W tytule zadania możesz dać po prostu imię i nazwisko pracownika. Potem wystarczy tylko wejść w kalendarz, w wyszukiwarce po lewej stronie wybrać dział “Urlopy” a pole “Przydzielone do” pozostawić puste, by system wyświetlił plan pracowniczych urlopów na dany miesiąc.

 


 

Ustaw automatyczną odpowiedź na skrzynce mailowej

Sugester posiada funkcję autorespondera, czyli automatycznej odpowiedzi na mail, która świetnie się sprawdzi podczas urlopu.

Autoresponder nie tylko pozwala poinformować klientów o naszej nieobecności, ale też pozytywnie wpływa na kontynuowanie korespondencji po powrocie z wypoczynku. Nie ma nic gorszego niż zalegające w skrzynce maile bez odpowiedzi od zirytowanych klientów. 

#Podpowiedź:
W treści autorespondera warto zawrzeć nie tylko suchą informację, że obecnie przebywasz na urlopie. Ważne by dodać w jakim terminie nie ma Cię w biurze i kiedy można się z Tobą ponownie skontaktować. Jeśli ktoś w firmie przejmuje Twoje obowiązki na czas urlopu, podaj w autoresponderze nazwisko i kontakt do tej osoby. Klient po otrzymaniu takiej odpowiedzi na swojego maila będzie czuł się bardziej zaopiekowany.

 

 

Dodaj nowe filtry i foldery do swojej skrzynki

Przygotowując się do urlopu, warto zadbać o porządek na skrzynce odbiorczej tak, by po powrocie nie spędzić całego dnia na odczytywaniu i sortowaniu maili. 

Możesz dodać kilka nowych filtrów i folderów, które posegregują Twoją korespondencję. Po powrocie będzie łatwiej Ci się w niej odnaleźć.

#Podpowiedź:
Dodaj foldery np. dla wiadomości typu newsletter lub dla maili od ważnych klientów. Dla newsletterów możesz stworzyć po prostu filtr:

 


 

Zaznacz w ustawieniach tego filtru, by wszystkie maile spełniające ten warunek wpadały do folderu “newsletter”.
Natomiast jeśli jesteś w trakcie korespondencji z klientami, na których szczególnie Ci zależy, dodaj do inboxu folder “ważni”, a następnie stwórz filtr, by system oznaczał maile od tych klientów czerwoną gwiazdką i przekierował je do tego folderu.

 

 

Dzięki temu po powrocie nie będziesz musiał ważnej dla Ciebie korespondencji szukać w stosie maili. A jeśli ktoś z zespołu Cię zastępuje, będzie wiedział, że w pierwszej kolejności powinien napisać do tych klientów.

 

Korzystaj z funkcji "Urlop"

Każdy z użytkowników Sugestera może zaznaczyć okres swojej nieobecności w firmie za pomocą funkcji “urlop” dostępnej w profilu użytkownika. Wystarczy wybrać zakres dat, by system w tym czasie przekierowywał całą korespondencję oraz zadania cykliczne do folderu “do przydzielenia” lub do konkretnego pracownika, który w tym czasie będzie zastępował nieobecnego pracownika.

Po aktywowaniu tej opcji użytkownik, który jest na urlopie jest oznaczony w systemie ikonką “palmy”. Dzięki temu cały zespół wie, że w tym okresie nie ma co dawać temu użytkownikowi nowych zadań czy przekazywać spraw od klientów.

#Podpowiedź:
Przed pójściem na urlop upewnij się, że osoba, która będzie Cię zastępować ma wszystkie potrzebne dostępy - do twojej skrzynki, klientów, do działów do których Ty masz uprawnienia. To ważne, żeby mogła w pełni wykonywać wszystkie Twoje obowiązki i by nie było przestoju.


 

 

Wakacje nie muszą być organizacyjnym wyzwaniem dla firmy i odbijać się na jakości obsługi. Wystarczy dobre rozplanowanie pracy, odpowiednio zorganizowane zastępstwo i kilka dodatkowych funkcji włączonych w Sugesterze, by czas pracowniczych urlopów nie był utrapieniem ani dla klientów, ani dla tych, którzy na urlop nie idą i przejmują część obowiązków swoich kolegów na czas ich nieobecności.

 

Sprawdź możliwości Sugestera dla Twojego biznesu

 

Back

AI w obsłudze klienta - jak automatyzacja bazy wiedzy i helpdesku oszczędza czas zespołu

Wyszukiwarka AI w bazie wiedzy, helpdesk z asystentem AI i softphone w przeglądarce - nowe narzędzia, które pomagają firmom obsługiwać klientów szybciej, taniej i bez zbędnego przeskakiwania między aplikacjami.

Sugester Team

Sugester Team

4 318 wpisów w 7 językach - jak przenieśliśmy bazę wiedzy Fakturowni na nowy system

Fakturownia.pl obsługuje klientów w 7 językach. Każdy z nich potrzebuje bazy wiedzy w swoim języku. Kiedy przyszedł czas na migrację - musieliśmy przenieść ponad 4 000 artykułów bez utraty linków, tłumaczeń i struktury kategorii.
Sugester Team

Sugester Team

Blog Obsługa klienta Zarządzanie firmą

4 przydatne funkcje podczas okresu urlopowego w firmie

Sylwia Cerecka

Sylwia Cerecka, 2022-06-28

Okres wakacyjny to szczególny moment dla biznesu - jedne firmy wyciszają swoją aktywność, inne wchodzą w jej apogeum, jeszcze inne traktują ten czas jak każdy inny w roku. 

Niezmiennie jednak okres wakacyjny to dla wielu firm okres urlopowy, na który pracownicy czekają cały rok. 

Zanim wszyscy na dobre rozjadą się na długo wyczekiwane urlopy, przygotuj zespół na zmiany w organizacji pracy w okresie wakacyjnym. Jeśli zadbasz o dobry przepływ informacji, odpowiedni backup i narzędzia, unikniesz sytuacji, gdzie klient nie dostał odpowiedzi na maila lub oferta nie została sfinalizowana ze względu na chwilowe braki w kadrze.

 

Stwórz kalendarz urlopów 

Możesz wykorzystać kalendarz w Sugesterze, by stworzyć kalendarz urlopów Twoich pracowników. Wystarczy stworzyć nowy dział “Urlopy” i dać do niego dostęp wszystkim pracownikom. Dzięki temu każdy członek zespołu będzie mógł sprawdzić kto i kiedy ma urlop. To znacznie ułatwi planowanie podziału obowiązków.

#Podpowiedź:
Każdy urlop dodaj jako zadanie w dziale “Urlopy” i uzupełnij pola “Rozpoczęcie wykonania” dla początku urlopu oraz “Termin wykonania” dla daty końcowej. W tytule zadania możesz dać po prostu imię i nazwisko pracownika. Potem wystarczy tylko wejść w kalendarz, w wyszukiwarce po lewej stronie wybrać dział “Urlopy” a pole “Przydzielone do” pozostawić puste, by system wyświetlił plan pracowniczych urlopów na dany miesiąc.

 


 

Ustaw automatyczną odpowiedź na skrzynce mailowej

Sugester posiada funkcję autorespondera, czyli automatycznej odpowiedzi na mail, która świetnie się sprawdzi podczas urlopu.

Autoresponder nie tylko pozwala poinformować klientów o naszej nieobecności, ale też pozytywnie wpływa na kontynuowanie korespondencji po powrocie z wypoczynku. Nie ma nic gorszego niż zalegające w skrzynce maile bez odpowiedzi od zirytowanych klientów. 

#Podpowiedź:
W treści autorespondera warto zawrzeć nie tylko suchą informację, że obecnie przebywasz na urlopie. Ważne by dodać w jakim terminie nie ma Cię w biurze i kiedy można się z Tobą ponownie skontaktować. Jeśli ktoś w firmie przejmuje Twoje obowiązki na czas urlopu, podaj w autoresponderze nazwisko i kontakt do tej osoby. Klient po otrzymaniu takiej odpowiedzi na swojego maila będzie czuł się bardziej zaopiekowany.

 

 

Dodaj nowe filtry i foldery do swojej skrzynki

Przygotowując się do urlopu, warto zadbać o porządek na skrzynce odbiorczej tak, by po powrocie nie spędzić całego dnia na odczytywaniu i sortowaniu maili. 

Możesz dodać kilka nowych filtrów i folderów, które posegregują Twoją korespondencję. Po powrocie będzie łatwiej Ci się w niej odnaleźć.

#Podpowiedź:
Dodaj foldery np. dla wiadomości typu newsletter lub dla maili od ważnych klientów. Dla newsletterów możesz stworzyć po prostu filtr:

 


 

Zaznacz w ustawieniach tego filtru, by wszystkie maile spełniające ten warunek wpadały do folderu “newsletter”.
Natomiast jeśli jesteś w trakcie korespondencji z klientami, na których szczególnie Ci zależy, dodaj do inboxu folder “ważni”, a następnie stwórz filtr, by system oznaczał maile od tych klientów czerwoną gwiazdką i przekierował je do tego folderu.

 

 

Dzięki temu po powrocie nie będziesz musiał ważnej dla Ciebie korespondencji szukać w stosie maili. A jeśli ktoś z zespołu Cię zastępuje, będzie wiedział, że w pierwszej kolejności powinien napisać do tych klientów.

 

Korzystaj z funkcji "Urlop"

Każdy z użytkowników Sugestera może zaznaczyć okres swojej nieobecności w firmie za pomocą funkcji “urlop” dostępnej w profilu użytkownika. Wystarczy wybrać zakres dat, by system w tym czasie przekierowywał całą korespondencję oraz zadania cykliczne do folderu “do przydzielenia” lub do konkretnego pracownika, który w tym czasie będzie zastępował nieobecnego pracownika.

Po aktywowaniu tej opcji użytkownik, który jest na urlopie jest oznaczony w systemie ikonką “palmy”. Dzięki temu cały zespół wie, że w tym okresie nie ma co dawać temu użytkownikowi nowych zadań czy przekazywać spraw od klientów.

#Podpowiedź:
Przed pójściem na urlop upewnij się, że osoba, która będzie Cię zastępować ma wszystkie potrzebne dostępy - do twojej skrzynki, klientów, do działów do których Ty masz uprawnienia. To ważne, żeby mogła w pełni wykonywać wszystkie Twoje obowiązki i by nie było przestoju.


 

 

Wakacje nie muszą być organizacyjnym wyzwaniem dla firmy i odbijać się na jakości obsługi. Wystarczy dobre rozplanowanie pracy, odpowiednio zorganizowane zastępstwo i kilka dodatkowych funkcji włączonych w Sugesterze, by czas pracowniczych urlopów nie był utrapieniem ani dla klientów, ani dla tych, którzy na urlop nie idą i przejmują część obowiązków swoich kolegów na czas ich nieobecności.

 

Sprawdź możliwości Sugestera dla Twojego biznesu

 

Back
Blog Obsługa klienta Zarządzanie firmą

4 przydatne funkcje podczas okresu urlopowego w firmie

Sylwia Cerecka

Sylwia Cerecka, 2022-06-28

Okres wakacyjny to szczególny moment dla biznesu - jedne firmy wyciszają swoją aktywność, inne wchodzą w jej apogeum, jeszcze inne traktują ten czas jak każdy inny w roku. 

Niezmiennie jednak okres wakacyjny to dla wielu firm okres urlopowy, na który pracownicy czekają cały rok. 

Zanim wszyscy na dobre rozjadą się na długo wyczekiwane urlopy, przygotuj zespół na zmiany w organizacji pracy w okresie wakacyjnym. Jeśli zadbasz o dobry przepływ informacji, odpowiedni backup i narzędzia, unikniesz sytuacji, gdzie klient nie dostał odpowiedzi na maila lub oferta nie została sfinalizowana ze względu na chwilowe braki w kadrze.

 

Stwórz kalendarz urlopów 

Możesz wykorzystać kalendarz w Sugesterze, by stworzyć kalendarz urlopów Twoich pracowników. Wystarczy stworzyć nowy dział “Urlopy” i dać do niego dostęp wszystkim pracownikom. Dzięki temu każdy członek zespołu będzie mógł sprawdzić kto i kiedy ma urlop. To znacznie ułatwi planowanie podziału obowiązków.

#Podpowiedź:
Każdy urlop dodaj jako zadanie w dziale “Urlopy” i uzupełnij pola “Rozpoczęcie wykonania” dla początku urlopu oraz “Termin wykonania” dla daty końcowej. W tytule zadania możesz dać po prostu imię i nazwisko pracownika. Potem wystarczy tylko wejść w kalendarz, w wyszukiwarce po lewej stronie wybrać dział “Urlopy” a pole “Przydzielone do” pozostawić puste, by system wyświetlił plan pracowniczych urlopów na dany miesiąc.

 


 

Ustaw automatyczną odpowiedź na skrzynce mailowej

Sugester posiada funkcję autorespondera, czyli automatycznej odpowiedzi na mail, która świetnie się sprawdzi podczas urlopu.

Autoresponder nie tylko pozwala poinformować klientów o naszej nieobecności, ale też pozytywnie wpływa na kontynuowanie korespondencji po powrocie z wypoczynku. Nie ma nic gorszego niż zalegające w skrzynce maile bez odpowiedzi od zirytowanych klientów. 

#Podpowiedź:
W treści autorespondera warto zawrzeć nie tylko suchą informację, że obecnie przebywasz na urlopie. Ważne by dodać w jakim terminie nie ma Cię w biurze i kiedy można się z Tobą ponownie skontaktować. Jeśli ktoś w firmie przejmuje Twoje obowiązki na czas urlopu, podaj w autoresponderze nazwisko i kontakt do tej osoby. Klient po otrzymaniu takiej odpowiedzi na swojego maila będzie czuł się bardziej zaopiekowany.

 

 

Dodaj nowe filtry i foldery do swojej skrzynki

Przygotowując się do urlopu, warto zadbać o porządek na skrzynce odbiorczej tak, by po powrocie nie spędzić całego dnia na odczytywaniu i sortowaniu maili. 

Możesz dodać kilka nowych filtrów i folderów, które posegregują Twoją korespondencję. Po powrocie będzie łatwiej Ci się w niej odnaleźć.

#Podpowiedź:
Dodaj foldery np. dla wiadomości typu newsletter lub dla maili od ważnych klientów. Dla newsletterów możesz stworzyć po prostu filtr:

 


 

Zaznacz w ustawieniach tego filtru, by wszystkie maile spełniające ten warunek wpadały do folderu “newsletter”.
Natomiast jeśli jesteś w trakcie korespondencji z klientami, na których szczególnie Ci zależy, dodaj do inboxu folder “ważni”, a następnie stwórz filtr, by system oznaczał maile od tych klientów czerwoną gwiazdką i przekierował je do tego folderu.

 

 

Dzięki temu po powrocie nie będziesz musiał ważnej dla Ciebie korespondencji szukać w stosie maili. A jeśli ktoś z zespołu Cię zastępuje, będzie wiedział, że w pierwszej kolejności powinien napisać do tych klientów.

 

Korzystaj z funkcji "Urlop"

Każdy z użytkowników Sugestera może zaznaczyć okres swojej nieobecności w firmie za pomocą funkcji “urlop” dostępnej w profilu użytkownika. Wystarczy wybrać zakres dat, by system w tym czasie przekierowywał całą korespondencję oraz zadania cykliczne do folderu “do przydzielenia” lub do konkretnego pracownika, który w tym czasie będzie zastępował nieobecnego pracownika.

Po aktywowaniu tej opcji użytkownik, który jest na urlopie jest oznaczony w systemie ikonką “palmy”. Dzięki temu cały zespół wie, że w tym okresie nie ma co dawać temu użytkownikowi nowych zadań czy przekazywać spraw od klientów.

#Podpowiedź:
Przed pójściem na urlop upewnij się, że osoba, która będzie Cię zastępować ma wszystkie potrzebne dostępy - do twojej skrzynki, klientów, do działów do których Ty masz uprawnienia. To ważne, żeby mogła w pełni wykonywać wszystkie Twoje obowiązki i by nie było przestoju.


 

 

Wakacje nie muszą być organizacyjnym wyzwaniem dla firmy i odbijać się na jakości obsługi. Wystarczy dobre rozplanowanie pracy, odpowiednio zorganizowane zastępstwo i kilka dodatkowych funkcji włączonych w Sugesterze, by czas pracowniczych urlopów nie był utrapieniem ani dla klientów, ani dla tych, którzy na urlop nie idą i przejmują część obowiązków swoich kolegów na czas ich nieobecności.

 

Sprawdź możliwości Sugestera dla Twojego biznesu

 

Back
Blog Obsługa klienta Zarządzanie firmą

4 przydatne funkcje podczas okresu urlopowego w firmie

Sylwia Cerecka

Sylwia Cerecka, 2022-06-28

Okres wakacyjny to szczególny moment dla biznesu - jedne firmy wyciszają swoją aktywność, inne wchodzą w jej apogeum, jeszcze inne traktują ten czas jak każdy inny w roku. 

Niezmiennie jednak okres wakacyjny to dla wielu firm okres urlopowy, na który pracownicy czekają cały rok. 

Zanim wszyscy na dobre rozjadą się na długo wyczekiwane urlopy, przygotuj zespół na zmiany w organizacji pracy w okresie wakacyjnym. Jeśli zadbasz o dobry przepływ informacji, odpowiedni backup i narzędzia, unikniesz sytuacji, gdzie klient nie dostał odpowiedzi na maila lub oferta nie została sfinalizowana ze względu na chwilowe braki w kadrze.

 

Stwórz kalendarz urlopów 

Możesz wykorzystać kalendarz w Sugesterze, by stworzyć kalendarz urlopów Twoich pracowników. Wystarczy stworzyć nowy dział “Urlopy” i dać do niego dostęp wszystkim pracownikom. Dzięki temu każdy członek zespołu będzie mógł sprawdzić kto i kiedy ma urlop. To znacznie ułatwi planowanie podziału obowiązków.

#Podpowiedź:
Każdy urlop dodaj jako zadanie w dziale “Urlopy” i uzupełnij pola “Rozpoczęcie wykonania” dla początku urlopu oraz “Termin wykonania” dla daty końcowej. W tytule zadania możesz dać po prostu imię i nazwisko pracownika. Potem wystarczy tylko wejść w kalendarz, w wyszukiwarce po lewej stronie wybrać dział “Urlopy” a pole “Przydzielone do” pozostawić puste, by system wyświetlił plan pracowniczych urlopów na dany miesiąc.

 


 

Ustaw automatyczną odpowiedź na skrzynce mailowej

Sugester posiada funkcję autorespondera, czyli automatycznej odpowiedzi na mail, która świetnie się sprawdzi podczas urlopu.

Autoresponder nie tylko pozwala poinformować klientów o naszej nieobecności, ale też pozytywnie wpływa na kontynuowanie korespondencji po powrocie z wypoczynku. Nie ma nic gorszego niż zalegające w skrzynce maile bez odpowiedzi od zirytowanych klientów. 

#Podpowiedź:
W treści autorespondera warto zawrzeć nie tylko suchą informację, że obecnie przebywasz na urlopie. Ważne by dodać w jakim terminie nie ma Cię w biurze i kiedy można się z Tobą ponownie skontaktować. Jeśli ktoś w firmie przejmuje Twoje obowiązki na czas urlopu, podaj w autoresponderze nazwisko i kontakt do tej osoby. Klient po otrzymaniu takiej odpowiedzi na swojego maila będzie czuł się bardziej zaopiekowany.

 

 

Dodaj nowe filtry i foldery do swojej skrzynki

Przygotowując się do urlopu, warto zadbać o porządek na skrzynce odbiorczej tak, by po powrocie nie spędzić całego dnia na odczytywaniu i sortowaniu maili. 

Możesz dodać kilka nowych filtrów i folderów, które posegregują Twoją korespondencję. Po powrocie będzie łatwiej Ci się w niej odnaleźć.

#Podpowiedź:
Dodaj foldery np. dla wiadomości typu newsletter lub dla maili od ważnych klientów. Dla newsletterów możesz stworzyć po prostu filtr:

 


 

Zaznacz w ustawieniach tego filtru, by wszystkie maile spełniające ten warunek wpadały do folderu “newsletter”.
Natomiast jeśli jesteś w trakcie korespondencji z klientami, na których szczególnie Ci zależy, dodaj do inboxu folder “ważni”, a następnie stwórz filtr, by system oznaczał maile od tych klientów czerwoną gwiazdką i przekierował je do tego folderu.

 

 

Dzięki temu po powrocie nie będziesz musiał ważnej dla Ciebie korespondencji szukać w stosie maili. A jeśli ktoś z zespołu Cię zastępuje, będzie wiedział, że w pierwszej kolejności powinien napisać do tych klientów.

 

Korzystaj z funkcji "Urlop"

Każdy z użytkowników Sugestera może zaznaczyć okres swojej nieobecności w firmie za pomocą funkcji “urlop” dostępnej w profilu użytkownika. Wystarczy wybrać zakres dat, by system w tym czasie przekierowywał całą korespondencję oraz zadania cykliczne do folderu “do przydzielenia” lub do konkretnego pracownika, który w tym czasie będzie zastępował nieobecnego pracownika.

Po aktywowaniu tej opcji użytkownik, który jest na urlopie jest oznaczony w systemie ikonką “palmy”. Dzięki temu cały zespół wie, że w tym okresie nie ma co dawać temu użytkownikowi nowych zadań czy przekazywać spraw od klientów.

#Podpowiedź:
Przed pójściem na urlop upewnij się, że osoba, która będzie Cię zastępować ma wszystkie potrzebne dostępy - do twojej skrzynki, klientów, do działów do których Ty masz uprawnienia. To ważne, żeby mogła w pełni wykonywać wszystkie Twoje obowiązki i by nie było przestoju.


 

 

Wakacje nie muszą być organizacyjnym wyzwaniem dla firmy i odbijać się na jakości obsługi. Wystarczy dobre rozplanowanie pracy, odpowiednio zorganizowane zastępstwo i kilka dodatkowych funkcji włączonych w Sugesterze, by czas pracowniczych urlopów nie był utrapieniem ani dla klientów, ani dla tych, którzy na urlop nie idą i przejmują część obowiązków swoich kolegów na czas ich nieobecności.

 

Sprawdź możliwości Sugestera dla Twojego biznesu

 

Back
Blog Obsługa klienta Zarządzanie firmą

4 przydatne funkcje podczas okresu urlopowego w firmie

Sylwia Cerecka

Sylwia Cerecka, 2022-06-28

Okres wakacyjny to szczególny moment dla biznesu - jedne firmy wyciszają swoją aktywność, inne wchodzą w jej apogeum, jeszcze inne traktują ten czas jak każdy inny w roku. 

Niezmiennie jednak okres wakacyjny to dla wielu firm okres urlopowy, na który pracownicy czekają cały rok. 

Zanim wszyscy na dobre rozjadą się na długo wyczekiwane urlopy, przygotuj zespół na zmiany w organizacji pracy w okresie wakacyjnym. Jeśli zadbasz o dobry przepływ informacji, odpowiedni backup i narzędzia, unikniesz sytuacji, gdzie klient nie dostał odpowiedzi na maila lub oferta nie została sfinalizowana ze względu na chwilowe braki w kadrze.

 

Stwórz kalendarz urlopów 

Możesz wykorzystać kalendarz w Sugesterze, by stworzyć kalendarz urlopów Twoich pracowników. Wystarczy stworzyć nowy dział “Urlopy” i dać do niego dostęp wszystkim pracownikom. Dzięki temu każdy członek zespołu będzie mógł sprawdzić kto i kiedy ma urlop. To znacznie ułatwi planowanie podziału obowiązków.

#Podpowiedź:
Każdy urlop dodaj jako zadanie w dziale “Urlopy” i uzupełnij pola “Rozpoczęcie wykonania” dla początku urlopu oraz “Termin wykonania” dla daty końcowej. W tytule zadania możesz dać po prostu imię i nazwisko pracownika. Potem wystarczy tylko wejść w kalendarz, w wyszukiwarce po lewej stronie wybrać dział “Urlopy” a pole “Przydzielone do” pozostawić puste, by system wyświetlił plan pracowniczych urlopów na dany miesiąc.

 


 

Ustaw automatyczną odpowiedź na skrzynce mailowej

Sugester posiada funkcję autorespondera, czyli automatycznej odpowiedzi na mail, która świetnie się sprawdzi podczas urlopu.

Autoresponder nie tylko pozwala poinformować klientów o naszej nieobecności, ale też pozytywnie wpływa na kontynuowanie korespondencji po powrocie z wypoczynku. Nie ma nic gorszego niż zalegające w skrzynce maile bez odpowiedzi od zirytowanych klientów. 

#Podpowiedź:
W treści autorespondera warto zawrzeć nie tylko suchą informację, że obecnie przebywasz na urlopie. Ważne by dodać w jakim terminie nie ma Cię w biurze i kiedy można się z Tobą ponownie skontaktować. Jeśli ktoś w firmie przejmuje Twoje obowiązki na czas urlopu, podaj w autoresponderze nazwisko i kontakt do tej osoby. Klient po otrzymaniu takiej odpowiedzi na swojego maila będzie czuł się bardziej zaopiekowany.

 

 

Dodaj nowe filtry i foldery do swojej skrzynki

Przygotowując się do urlopu, warto zadbać o porządek na skrzynce odbiorczej tak, by po powrocie nie spędzić całego dnia na odczytywaniu i sortowaniu maili. 

Możesz dodać kilka nowych filtrów i folderów, które posegregują Twoją korespondencję. Po powrocie będzie łatwiej Ci się w niej odnaleźć.

#Podpowiedź:
Dodaj foldery np. dla wiadomości typu newsletter lub dla maili od ważnych klientów. Dla newsletterów możesz stworzyć po prostu filtr:

 


 

Zaznacz w ustawieniach tego filtru, by wszystkie maile spełniające ten warunek wpadały do folderu “newsletter”.
Natomiast jeśli jesteś w trakcie korespondencji z klientami, na których szczególnie Ci zależy, dodaj do inboxu folder “ważni”, a następnie stwórz filtr, by system oznaczał maile od tych klientów czerwoną gwiazdką i przekierował je do tego folderu.

 

 

Dzięki temu po powrocie nie będziesz musiał ważnej dla Ciebie korespondencji szukać w stosie maili. A jeśli ktoś z zespołu Cię zastępuje, będzie wiedział, że w pierwszej kolejności powinien napisać do tych klientów.

 

Korzystaj z funkcji "Urlop"

Każdy z użytkowników Sugestera może zaznaczyć okres swojej nieobecności w firmie za pomocą funkcji “urlop” dostępnej w profilu użytkownika. Wystarczy wybrać zakres dat, by system w tym czasie przekierowywał całą korespondencję oraz zadania cykliczne do folderu “do przydzielenia” lub do konkretnego pracownika, który w tym czasie będzie zastępował nieobecnego pracownika.

Po aktywowaniu tej opcji użytkownik, który jest na urlopie jest oznaczony w systemie ikonką “palmy”. Dzięki temu cały zespół wie, że w tym okresie nie ma co dawać temu użytkownikowi nowych zadań czy przekazywać spraw od klientów.

#Podpowiedź:
Przed pójściem na urlop upewnij się, że osoba, która będzie Cię zastępować ma wszystkie potrzebne dostępy - do twojej skrzynki, klientów, do działów do których Ty masz uprawnienia. To ważne, żeby mogła w pełni wykonywać wszystkie Twoje obowiązki i by nie było przestoju.


 

 

Wakacje nie muszą być organizacyjnym wyzwaniem dla firmy i odbijać się na jakości obsługi. Wystarczy dobre rozplanowanie pracy, odpowiednio zorganizowane zastępstwo i kilka dodatkowych funkcji włączonych w Sugesterze, by czas pracowniczych urlopów nie był utrapieniem ani dla klientów, ani dla tych, którzy na urlop nie idą i przejmują część obowiązków swoich kolegów na czas ich nieobecności.

 

Sprawdź możliwości Sugestera dla Twojego biznesu

 

Back