Co to są widoki zadań?

Widoki zadań w Sugesterze to odrębne widoki przedstawiające co i na kiedy należy zrobić, i jakimi zasobami. Widoki zadań w wizualny sposób przedstawiają zaplanowane prace oraz etap, na jakim dane zadanie się znajduje. Dostępne są 4 widoki zadań: 

• Lista

• Tablica kanban

• Kalendarz

• Widok zadań w inboxie

W systemie nie ma jednego, nadrzędnego widoku, z którego należy korzystać. Możesz dowolnie przełączać się między widokami za pomocą przycisków "Kolumny", "Lista", "Kalendarz" oraz "Inbox" i sprawdzić, na którym Ci się wygodniej pracuje. Warto jednak pamiętać, że każdy z tych widoków ma swoje plusy i minusy. Nie w każdej sytuacji wybrany widok będzie dla Ciebie satysfakcjonujący, dlatego na początku zastanów się, na jakich informacjach w zarządzaniu zadaniami najbardziej Ci zależy i jakie dane chcesz wyświetlać.

Często z przyzwyczajenia ograniczamy się do jednego typu działań, nie wykorzystując przy tym potencjału systemu lub odwrotnie - proste działania próbujemy niepotrzebnie komplikować. W takim razie jak i na czym pracować?

Widok kolumnowy w Sugesterze czyli Tablica kanban

Tablica kanban to zadania przedstawione w formie kolumn. Każda kolumna to inny etap zadania. W Sugesterze etapy określa się za pomocą statusów, a zatem każda kolumna to inny status zadania. Statusy możesz ustawić samodzielnie. Możesz mieć ich tyle, ile wymaga tego proces w Twoim przedsiębiorstwie. Warto jednak pamiętać, żeby nie było ich za dużo, bo to może zaburzyć przejrzystość procesu.

Widok kolumnowy pozwala w łatwy sposób sprawdzić, na jakim etapie jest dane zadanie. Osoba zarządzająca szybko też zweryfikuje ile zadań “zatrzymało się” na danym statusie i łatwiej jej będzie potem dociec, dlaczego tak jest. Tablice kanban - poprawnie wykorzystane - zdecydowanie zwiększają widoczność przepływu pracy w zespołach i ich produktywność.

Kiedy warto używać widoku kanban a kiedy się nie przyda?

Widok kolumnowy jest świetnym rozwiązaniem, jeśli chcesz monitorować zadania pod kątem etapów ich wykonania. Tablice kanban szczególnie polecamy zespołom agile, pracującym w sprintach, ponieważ dają przejrzysty obraz postępu prac. Zdecydowanie sprawdzą się przy śledzeniu błędów, planowaniu sprintów, zarządzaniu produkcją czy zarządzaniu projektami. Celem tablic jest ograniczenie liczby zadań na etapie “w toku”. To pozwala na lepszą organizację pracy oraz utrzymanie w ryzach liczby rozpoczętych zadań, promując kończenie jednych przed rozpoczęciem drugich. 

W myśl tej zasady w widoku kolumnowym w Sugesterze wyświetlamy do 50 zadań, zatem jeśli pracujesz na większej liczbie zadań i zależy Ci na wyświetlaniu ich wszystkich w jednym widoku, tablicę kanban zamień na inny widok.

Przykład wykorzystania tablicy kanban

Jeśli pracujesz np. w branży IT i zajmujesz się dostarczaniem oprogramowania, a zadania służą Ci do rozwiązywania problemów zgłaszanych przez Twoich klientów, to widok kolumnowy świetnie się sprawdzi. Każda kolumna będzie kolejnym etapem w procesie naprawy błędu. Tablica mogłaby się składać z następujących kolumn:

• Kolejka

• Do zrobienia

• W trakcie

• Testy

• Rozwiązane

W ten sposób każdy członek zespołu wie co się dzieje z danym zgłoszeniem i do kogo należy się zwrócić z ewentualnymi pytaniami. Jest to też ułatwienie dla osób z działu obsługi klienta - nie muszą za każdym razem pytać o dane zadanie, tylko sprawdzają jego status.

Przy takim wizualnym przedstawieniu zadań wystarczy rzut okiem, by zweryfikować jak rozkłada się praca, czy jakieś zadania należy cofnąć do kolejki, czy trzeba zmienić priorytet lub gdzie jest problem z przepływem. Widać też dokładnie, jeśli zespół lub pracownik są przeciążeni zadaniami lub gdy prace są wykonywane bardzo powoli. Ułatwia to reakcję na zastaną sytuację i podjęcie odpowiednich decyzji.

Lista zadań

W tym widoku  wszystkie zadania są wyświetlone w formie listy. Kolumny na liście można samodzielnie organizować - przesuwać lub zupełnie ukrywać, a wyświetlane treści modyfikować w zależności od filtrów wyszukiwania. 

Listę możesz też sortować wg danych zawartych w każdej z kolumn. Wystarczy, że klikniesz np. na nagłówek kolumny “priorytet”, by system wyświetlił Ci wszystkie zadania, zaczynając od tych najważniejszych - z czerwoną gwiazdką, na tych bez gwiazdek kończąc. Wybierając widok listy, system domyślnie wyświetla tylko takie zadania, które są przypisane do Ciebie i nieprzypisane do nikogo oraz zadania otwarte. Możesz też dodać do zadań pola własne, w których umieścisz ważne dla procesu informacje, a potem wyświetlisz te pola w formie kolumn w widoku listy. To bardzo wygodne przy przeglądaniu dodatkowych danych.

Kiedy warto stosować listy zadań?

Lista zadań sprawdzi się, jeśli nadzorujesz wiele zespołów i zadań jednocześnie. Możesz w tym samym czasie sprawdzić ilość zadań, przepracowany czas, budżet, terminy oraz możliwości pracowników. W tym miejscu możesz porównywać wydajność pracowników i jakość wykonywanej pracy. Mając listę zadań, odpowiednio sortując i używając wyszukiwarki, możesz  szybko zweryfikować jak pracuje Twój zespół.

List zadań w Sugesterze często używają menadżerowie, żeby sprawdzić deadliny, na jakim etapie prac są zadania przypisane do poszczególnego pracownika oraz jaki jest czas przepracowany dla danego zadania. W tym miejscu dużo łatwiej też monitorować zadania, uwzględniając konkretne kryteria np wszystkie zadania z działu “marketing” oznaczone tagiem “case study”.

Przykład wykorzystania listy zadań

Jeśli jesteś np. Project Managerem i potrzebujesz ocenić postęp prac nad jednym z projektów, a co ważniejsze ocenić czy nie przekraczasz zakładanego budżetu, wykorzystaj do tego listę. Wyszukując zadania np. wg projektu, widzisz ile osób aktualnie jest zaangażowanych, ile razem przepracowali godzin, jaki jest postęp prac i ile zadań pozostało do wykonania. Korzystając z listy, możesz ocenić czy prace zespołu mieszczą się w zakładanym czasie i budżecie lub czy jesteście w niedoczasie, przekroczyliście planowane godziny i w związku z tym należy podjąć jakieś decyzje.  Lista zadań przydaje się, gdy w krótkim czasie PM musi szybko odpowiedzieć sobie na pytania:

• czy projekt/ zakładane prace idą zgodnie z planem

• czy zespół nie jest przeciążony w danym momencie ilością zadań, gdy wykonuje się wiele projektów jednocześnie

• czy można dodać w danym okresie nowe zadania/ zmienić priorytety

• czy wyceny prac (tygodniowe/ miesięczne) nie są przekroczone/ budżet nie jest przekroczony

Kalendarz

Mimo że tablice kanban i listy zadań dają wiele możliwości, czasami może się okazać, że jedyne czego potrzebujesz to prosty kalendarz. W Sugesterze masz do dyspozycji kalendarz z widokiem dziennym, tygodniowym i miesięcznym. To dobre narzędzie do planowania pracy na przyszłość.

Znowu - w zależności od potrzeb - można go wykorzystać jako planer własnych zajęć i rzeczy do zrobienia lub jako firmowy kalendarz z funkcją przypomnień, zadań cyklicznych i grupowych. Dzięki temu, że kalendarz jest domyślnie dostępny dla wszystkich, jeden pracownik może planować też zadania i wydarzenia dla całego zespołu.

Plusy i minusy używania kalendarza

Z kalendarza warto korzystać, jeśli pracujesz na wielu zadaniach z różnymi terminami wykonania. Z kalendarzem dużo łatwiej jest planować na przyszłość i trzymać się terminów, szczególnie, jeśli musisz w danym terminie ukończyć założony etap prac lub dostarczyć produkt końcowy. Pracę z kalendarzem docenią zespoły produkcyjne oraz handlowcy, przyda się też przy rezerwacji wizyt np. w salonach czy w placówkach medycznych, dzięki możliwości ustawienia w zadaniu konkretnej godziny.

Kalendarz pomoże Ci zaplanować nadchodzący tydzień, miesiąc czy kwartał, i jest to efektywne o ile w Twoim kalendarzu jest po kilka zadań dziennie. Jeśli liczba jest dużo większa, to efektywność kalendarza znacznie maleje. W natłoku zadań trudno się odnaleźć i racjonalnie planować. W takim przypadku dużo bardziej sprawdzi się tablica kanban lub lista zadań.

Przykład wykorzystania kalendarza

Jeśli jesteś handlowcem, możesz w kalendarzu zaplanować swoje spotkania z klientem. Z poziomu kalendarza łatwo dodasz zadanie, jakim będzie umówienie się z klientem, dodasz termin, godzinę oraz wszystkie niezbędne informacje. W każdej chwili możesz też wyszukać wszystkie spotkania dla konkretnego klienta, a w razie potrzeby jednym ruchem przeciągnąć zdarzenie na inny termin. Jeśli nadzorujesz prace zespołu handlowców, możesz - za pomocą wyszukiwarki w kalendarzu - przejrzeć terminarz spotkań dla swojego działu lub konkretnego handlowca, a także na jakim etapie są zadania dla konkretnego klienta.

Widok zadań w inboxie

W Sugesterze jest jeszcze widok inboxu, w którym możesz przeglądać nie tylko maile, ale i zadania. W tym miejscu domyślnie system wyświetla tylko Twoje zadania, bo jest to przecież Twój inbox. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by z tego poziomu zobaczyć zadania nieprzypisane (przechodząc do folderu “Do przydzielenia”) lub zadania innych użytkowników (korzystając z wyszukiwania zaawansowanego).

Kiedy widok zadań w inboxie się przydaje?

Ten widok jest nieoceniony, jeśli chcesz skorzystać ze szczegółowego wyszukiwania i musisz ustawić konkretne filtry.  Wyszukiwarka w tym miejscu jest bardziej zaawansowana niż w zakładce “Zadania”, dlatego śmiało możesz wykorzystać dowolne pola, by wyniki były jak najbardziej szczegółowe. W taki sposób możesz np. znaleźć wszystkie zadania przypisane do konkretnego klienta, z najwyższym priorytetem (czerwona gwiazdka), ze statusem “w trakcie” i aktualizowane w przeciągu miesiąca.  Następnie na wynikach takiego wyszukiwania możesz dokonać masowych zmian np. przepiąć je do konkretnego użytkownika, oznaczyć określonym tagiem lub zmienić status.

Ten widok polecamy również wszystkim tym, którzy pracują na dużej liczbie zadań i chcą ich wyświetlać jak najwięcej na stronie. W wyszukiwaniu zaawansowanym można ustawić do 100 rekordów wyświetlanych na stronie (pole “Ilość zgłoszeń na stronie”).

Który widok będzie więc najlepszy dla mnie?

Kierując się naszymi wskazówkami, możesz od razu wybrać jeden z powyższych widoków i zacząć go stosować w swoim zespole lub - na zasadzie prób i błędów - możesz przetestować każdy z nich osobno. Najlepiej, gdy zaczniesz od stworzenia listy zadań i, przełączając się miedzy poszczególnymi widokami, przetestujesz, który z nich odpowiada Twoim wymaganiom.

Mamy nadzieję, że te kilka wskazówek pomoże Ci jeszcze lepiej zorganizować proces delegowania i obsługi zadań w Twojej firmie.