Sylwia Cerecka, 2023-05-04
Czy wiesz, że Sugester to blisko 800 funkcji dostępnych dla klientów? Ilu z nich używasz? Z ilu nie korzystasz, a o ilu w ogóle nie wiesz? Poznaj 9 mniej znanych - choć bardzo użytecznych - funkcji w Sugesterze
Nawet jeśli z Sugesterem pracujesz od samego początku, być może jest tak, że używasz na co dzień tylko kilku funkcji, które poznałeś na początku i tak już zostało. Jeśli tak jest to niestety dużo tracisz.
Żeby to zmienić, przygotowaliśmy listę tych funkcji, o których wiemy, że Ty nie wiesz, a które zdecydowanie zwiększą efektywność Twojego zespołu i wpłyną na organizację pracy w Twojej firmie.
Monitorując sprzedaż, wiesz jakie Twoja firma może generować zyski, ale też znasz problemy, na które możesz zareagować w odpowiednim czasie.
Sugester pozwala nie tylko zapisywać zrealizowane transakcje, ale też rozbijać proces sprzedaży na etapy i monitorować każdy z nich. Wystarczy, że wprowadzisz do swojego CRMu statusy interesów. Dzięki nim będziesz wiedział ile prób sprzedaży zakończyło się sukcesem, a ile porażką. Dodaj np. kontakt, spotkanie, negocjacje, realizacja.
Dodaj też pole własne w interesach do zapisywania powodów rezygnacji z zakupu (np. “Powód rezygnacji”).
Za każdym razem kiedy będziesz przechodził do kolejnego etapu, zmień status. Jeśli na jakimś etapie klient się wycofa z zakupu, zaznacz w interesie checkbox “stracony” i w polu własnym “powód rezygnacji” wpisz co się stało.
Dzięki tym działaniom łatwo posortujesz stracone szanse sprzedaży, sprawdzisz na jakim etapie (statusie) nastąpiła rezygnacja i wyciągniesz wnioski dla przyszłych sprzedaży.
W Sugesterze możesz przekazywać pracownikom różne komunikaty, niekoniecznie za pomocą maila. Możesz do tego użyć na przykład funkcji changelog. Jaką przewagę ma changelog nad mailem?
Do informacji z changeloga możesz łatwiej wrócić, nie przekopując się przez stos maili. Dodatkowo statusy postów widoczne w changelogu od razu poinformują zespół jak ważna powinna być dla nich przekazywana informacja.
Na początek stwórz wewnętrzną bazę wiedzy, gdyż baza wiedzy jest niezbędna dla funkcji changelog.
Kiedy dodasz już na swoim koncie bazę wiedzy ustaw, wejdź w konfigurację bazy wiedzy i w sekcji “Prywatność” zaznacz w polu “Kto może dodawać nowe wpisy” - tylko operatorzy, a w polu “Kto może przeglądać bazę wiedzy” - Tylko zarejestrowani użytkownicy. Dzięki temu tylko Twoi pracownicy, którzy korzystają z Sugestera będą mieli wgląd w zamieszczane w bazie informacje.
Dodaj statusy postów w bazie wiedzy
Dzięki statusom będziesz mógł sygnalizować użytkownikom czego dotyczy komunikat. My na przykład - w Sugesterze - na swoje potrzeby mamy dla changeloga takie statusy: blog, ważny komunikat, aktualizacja, nowości.
Uruchom widget changelog
Widget możesz dodać (wklejając specjalny kod HTML) w dowolne miejsce swojej strony WWW lub aplikacji. Kod znajdziesz, wchodząc na swoim koncie w Ustawienia -> Changelog. Po wklejeniu kodu - w wybranym miejscu - pojawi się czerwona kropka informująca użytkowników, że pojawił się nowy komunikat.
W konfiguracji changeloga możesz wybrać, z której kategorii posty mają się wyświetlać w changelogu. Odpowiada za to pole “Pokazuj wpisy z kategorii”.
Sprinty są nieocenione jeśli w określonym czasie chcesz osiągnąć określony cel. Sprint powinien trwać między 1-2 tygodnie i być zaplanowany w oparciu o listę zadań.
Nie ma lepszego sposobu w Sugesterze na monitorowanie pracy zespołu niż sprinty. Dzięki podziałowi zadań i przejrzystym grafikom, jeden rzut oka wystarczy, żeby ocenić na jakim etapie z realizacją celu jesteś i komu ile pozostało zadań do wykonania w ramach danego sprintu.
Weźmy na przykład sprint dla działu marketingu. Co tydzień zespół marketingowy ma rozpisane zadania do wykonania. Wchodząc w ten sprint widzisz realny postęp prac na dany dzień. Na koniec sprintu widzisz, że cel na ten tydzień został osiągnięty w 66% i że jeden z użytkowników wykonał tylko połowę przydzielonych mu zadań.
W taki sposób łatwiej jesteś w stanie zweryfikować, które zadania sprawiają problem, a które są bardziej czasochłonne. Dzięki temu trafniej szacujesz kolejne planowane prac. Łatwiej też ocenić predyspozycje i zaangażowanie pracowników.
Dzięki możliwości łączenia zadania z odpowiednim mailem lub innym zadaniem, możesz zaoszczędzić czas na przepisywanie ważnych informacji z wiadomości, które powinny się znaleźć w zadaniu.
Jeśli zgłoszenie opisywane w zadaniu ma dłuższą historię, dodanie tego zadania do wątku maila lub innego zgłoszenia znacznie ułatwia pracę osobie, która zajmuje się jego rozwiązaniem i oszczędza jego czas.
Powiedzmy, że kontaktuje się z nami klient, który zgłasza błąd w aplikacji. Okazuje się, że jest to ten sam problem, który pojawił się u dwóch innych klientów. Konsultant, który dodaje nowe zadanie od klienta może powiązać je z istniejącym już w systemie podobnym zadaniem dla innego klienta. Pracownik, który jest odpowiedzialny za poprawę błędów, ma kilka różnych przykładów, może się przełączać między zadaniami powiązanymi i dzięki temu ma szerszy obraz zgłaszanego błędu i szybciej może znaleźć jego przyczynę.
Portal klienta to specjalna przestrzeń stworzona na potrzeby Twoich klientów, którzy w łatwy dla nich sposób mogą nie tylko dodawać dla Ciebie zgłoszenia, ale także - a może przede wszystkim - monitorować postępy w ich realizacji, bez konieczności kontaktu z Tobą.
Wystarczy, że aktywujesz funkcję dla swojego klienta i udostępnisz mu unikalny link, dzięki któremu będzie się logował i dodawał dla Ciebie zgłoszenia.
Każde dodane zgłoszenie jest automatycznie zamieniane na zadanie w Sugesterze i trafia do folderu “Do przydzielenia” skąd jest przekazywane do konkretnego użytkownika.
Pracownik pracujący nad zgłoszeniem ma możliwość komunikacji z klientem w ramach zgłoszenia. Klient natomiast widzi najważniejsze dane dotyczące zgłoszenia - datę stworzenia, priorytet, kto realizuje zgłoszenie i jaki ma status. Każda zmiana w zgłoszeniu jest widoczna dla klienta, dzięki czemu klient nie musi co chwilę się z Tobą kontaktować, by zapytać o przewidywany termin rozwiązania sprawy. Wszystkie informacje ma bowiem w portalu klienta.
W systemie CRM powinny się znajdować wszystkie kontakty, z którymi współpracujesz. Dlatego oprócz klientów powinieneś wprowadzić do Sugestera także bazę swoich partnerów, dostawców, podwykonawców i wszystkich tych, którzy są ważni dla Twojego biznesu.
Jeśli potrzebujesz podzielić swoją bazę danych, możesz to zrobić za pomocą kategorii klientów.
Stwórz w ustawieniach konta kategorie np. klienci, dostawcy, podwykonawcy, a następnie przypisz odpowiednie rekordy w bazie do tych kategorii.
A żeby łatwiej było wyszukiwać dane i żeby zaoszczędzić czas, możesz dodatkowo “wyciągnąć” kategorie dodane do klientów jako osobne zakładki w menu głównym. Dzięki temu, jeśli potrzebujesz np. znaleźć podwykonawcę, wystarczy że klikniesz zakładkę “podwykonawcy” na górnej belce.
Wejdź w Ustawienia -> Ustawienia konta -> Zaawansowane. W polu “HTML wstawiany do Panelu admina” wklej skrypt:
W miejscu TU WKLEJ LINK DO KATEGORII W CRM wklej link do listy rekordów z wybranej kategorii. Żeby go zdobyć, wejdź w zakładkę CRM i w polu “kategoria” w wyszukiwarce wybierz nazwę np. “Dostawcy”
Kiedy system wyszuka wszystkich dostawców, skopiuj wszystko co znajduje się w URL i wklej do skryptu. Na koniec w miejsce TU WPISZ NAZWĘ KATEGORII wpisz “Dostawcy” (bez cudzysłowu).
Taki efekt powinieneś otrzymać
Czasami zdarza się, że potrzebujesz sprawdzić mail od klienta, który znajduje się w innej skrzynce odbiorczej niż Twoja. Tak się dzieje np. gdy koleżanka lub kolega idą na urlop i coś zalega w ich skrzynce lub gdy klient przez pomyłkę napisał nie na tą skrzynkę.
O ile skrzynka innego pracownika, do której chcesz zajrzeć nie jest prywatna, zrobisz to za pomocą wyszukiwania zaawansowanego w inboxie.
A jeśli jesteś adminem - cóż, żadna skrzynka nie ma przed Tobą tajemnic.
Jeśli chcesz zajrzeć do inboxu swojego kolegi z pracy, wejdź po prostu w wyszukiwanie zaawansowane w inboxie i w polu “Skrzynka email” wybierz adres, który Cię interesuje. System wyświetli wszystkie maile w inboxie wybranego pracownika. Oczywiście wyszukiwanie możesz dodatkowo zawęzić, używając pozostałych filtrów dostępnych w wyszukiwaniu.
Zastanawiasz się dlaczego Twoja baza klientów zbliża się do górnego limitu, chociaż realnie klientów wcale jeszcze tylu nie ma?
Prawdopodobnie część klientów w bazie jest wpisana podwójnie, a może nawet i potrójnie. Tak się może zdarzyć, jeśli do CRMu klienci są dodawani przez różnych użytkowników.
To powoduje, że po pierwsze - sam sobie zmniejszasz limit klientów dostępny w twoim planie abonamentowym, a po drugie- ci sami klienci dodawani do bazy powodują chaos oraz to, że maile, zadania, notatki są podpinane losowo do różnych rekordów. Przez to użytkownik, który wejdzie na kartę danego klienta, nigdy nie zobaczy pełnych danych o nim, a co za tym idzie - należycie o niego nie zadba.
Aby zmienić tę sytuację wystarczy aktywować na koncie w Sugesterze funkcje, które uniemożliwiają dodawanie klientów jeśli ci istnieją już w bazie. W konfiguracji CRM znajdziesz takie opcje jak blokowanie zdublowanego numeru NIP, numeru telefonu, PESELU oraz adresu email.
Aktywuj tę opcję jeśli chcesz zachować porządek w swojej bazie klientów.
Powiedzmy, że masz kilka dodatkowych folderów w inboxie, które w zastraszającym tempie się zapełniają potwierdzeniami zamówień z allegro lub powiadomieniami o dokonanej płatności.
Być może i są potrzebne, ale czy rzeczywiście muszą cały czas być otwarte i wprowadzać chaos w Twoim inboxie?
Skorzystaj z funkcji “Automatyczna akcja na folderach w inboxie” w Sugesterze i uporządkuj swoje powiadomienia. Ustaw dla swojego folderu, żeby maile automatycznie się archiwizowały np po 30 dniach. To nie tylko zaprowadzi porządek w Twoim inboxie, ale też zwiększy wydajność na Twoim koncie w Sugesterze.